【Tips】現場で使える！来場者管理システムQ-PASSを活用したリード獲得テクニック集

　興味のある人を会場に集めて、対面で商品やサービスを案内できる展示会。それなりに手間のかかる施策ですが、ここで集まるリードは商談に繋がりやすく、ひいては受注の確度も高い質の良いリードとなるでしょう。どうせ開催するのなら１件でも多くのリードを獲得したいもの。

　今回は展示会の中での行動にフォーカスし、弊社の提供する来場者管理システムQ-PASSがどのようにリード獲得に貢献できるのか？これまでの実績から面白かった事例を集めてご紹介したいと思います。

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目次

・受付編
　∟来場者の属性・所属を表示させる　
　∟来場者への素早いアテンドを実施する
・会場編
　∟リアルタイムで来場人数を確認する
　∟展示会内での周遊・エンタメ企画を実施する
　∟名刺以外の連絡先取得手段を用意する
・アフターフォロー編（リードの有効活用）
　∟ブラックボックスになりがちな会場内の行動を明らかにする
　∟素早くお礼メールを送信する

受付編

来場者の属性・所属を表示させる

　展示会へは開催テーマに合わせて様々な業種・企業の人が参加します。○○社にとっては有望なお客さんである者の、△△社にとってはそこまでターゲットではない、といったこともしばしば。出展者にとって重要なのは、ブースの前を通り過ぎようとしているこの人は自社のターゲット顧客なんだろうか？という情報です。

　そんな悩みを解決するのが、来場者パスを受付で発行することです。来場者の属性に合わせた色や情報の載ったパスを発行し、それをネックピースに入れて展示会の中を回遊してもらうことで出展社側の声かけ効率を上げることができるようになります。

　Q-PASSでは、接続されたプリンターから来場者パスを出力することが可能。QRコードを読み込んだと同時に印刷を行うことができます。表示させる情報もカスタマイズ可能で、セキュアな環境が必要な即売会などのイベントでは申込時にアップロードされた顔写真をパスに反映させることもできます。

来場者への素早いアテンドを実施する

　重要なお客さんや招待した関係者は商談に直結するような、目的のある人が多いです。そんな人たちには営業担当者がつくことが一般的ですが、受付近辺で待機するわけにもいかず、かといって遠くにいると連携が難しい...

　そんな悩みを解決するのが、来場者通知機能です。事前に申込者のデータに営業担当者のメールアドレスを登録しておくことで、その人のQRコードを読み込んだと同時に担当者にメールで通知を送ることができます。

　Q-PASSでは入場口が狭く受付のスペースが狭い会場でもよくご利用いただいております。そのような会場だと受付が混みあってしまい、営業担当が受付に張り付くことが難しいということも多々あります。そんなときには遠い場所にいてもすぐに受付に迎える来場通知機能が力を発揮します。他にも、受付時間が長く、いつ頃来場するかわからないお客様の場合には、必須の機能になると思います。

会場編

リアルタイムで来場人数を確認する

　１日中立ちっぱなしになる展示会、ブーススタッフの休憩時間をどうやって回すかも管理者としてはそれなりの悩み...お客さんがたくさんいる時間帯にスタッフが少なくては獲得できるリードの割合も下がってしまうので出来る限りスタッフを配置しておきたいところ。

　そんな悩みを解決するのが、リアルタイムでの来場人数チェックです。受付でのPCだけでなく、モバイルアプリの管理画面を使うことで会場内のどこでも現在の来場者人数を時間単位で確認することができます。複数日の開催であれば、１日目の来場推移を加味してスタッフの配置を考えることが可能です。

　Q-PASSでは、入場時だけでなく退場時もQRコードを読み込むことができるので来場人数だけでなく、滞在人数も確認することができます。よりリアルな来場人数を把握することで、適切なスタッフ配置をコントロールして来場者を迎えましょう。

展示会内での周遊・エンタメ企画を実施する

　せっかくの展示会、どうせなら来場いただいた方には色々見て回ってほしいところです。ただ、目当てのところだけ見てすぐに帰ってしまうというのも少なくありません。来場者の滞留時間はそのままリードの数にも影響してくるので、一秒でも長く、そして１個でも多くのブースを回ってほしいですよね。

　そんな悩みを解決するのが、アクションポイント付与機能です。展示会への申し込みや、セミナーの参加、訪れたブースなどでそれぞれQRコードでチェックインさせることによって、ポイントを付与・消費させることができます。

　Q-PASSでは、一般の参加者の方を含めた展示会において、各ブースでの体験やアンケート回答によってポイントを付与する企画を実施。展示会の後に行われるレセプションパーティでためたポイントをドリンクに引き換えることができる施策を実施して、多くのお客様の回遊とリードの発生をお手伝いしました。

名刺以外の連絡先取得手段を用意する

　お互いの手元に現物として残る名刺の交換は、展示会において一般的な方法。製品の説明や具体的な課題感を聞いたりした場合には名刺を交換するということがゴールになると思います。それはよいとして、問題は少し立ち話しただけで去ってしまう来場者。名刺の交換までいけずとも、連絡先は１件でも確保していきたいですよね。

　そんな悩みを解決するのがブースでのQRコード読み取り機能です。来場者が持っている来場用QRコードを読み込むことで、申込時に登録された連絡先をブース訪問者として登録することができます。さらに、面倒な名刺のデジタル化も不要。連絡先データとしてそのままフォローに使うことができます。

　Q-PASSでは、モバイルアプリであるQ-MOBILEを活用することでQRコードを瞬時に読み取り。一つ目にご紹介した来場者パスと組み合わせることで、来場者の両手がふさがっていても簡単に連絡先の取得が可能です。ただし、来場者側に出店者側の情報が残らないのは注意。あくまでゴールは名刺交換としたうえで、そこまで至らないお客様にはサッとQRコードを読み込ませていただくという運用にすることをお勧めします。

アフターフォロー編（リードの有効活用）

ブラックボックスになりがちな会場内の行動を明らかにする

　来場人数や滞在時間はわかるが、イベント内でどんな行動をしているか？まではなかなか追えません。開始から最後までいた来場者の方であっても、ただベンチに座っているだけであればリードとしてみなすのは難しい。来場者それぞれがどんな行動をしているか把握できれば、的確なアフターフォローができます。

　そんな悩みを解決するのが、行動履歴取得機能です。各ブースでチェックインをすることによって、誰がいつどこに訪れたかを確認することができます。さらに、前述のアクションポイント付与機能と組み合わせることでより効果を発揮します。

　Q-PASSでは誰がどのセミナーに参加したか？どのブースに訪れたかを確認することが可能。どのくらいの興味度がある人なのか？どんな行動をしていたのか？によってその後のアフターフォローを変化させることができます。直接的なリードの増加とはなりませんが、リードの有効活用としてお使いいただくことができます。

素早くお礼メールを送信する

　展示会の開催後はフォローメールの送信が必須です。集めた名刺や連絡先に対して、来場してくれたことへのお礼・提供する自社商品の情報・アポ取りへの導線を含めたメールを出来るだけ早く送信したいところ。でおｍ展示会の開催後は会場の撤去や名刺の整理に時間を取られてフォローが後手になってしまう。

　そんな悩みを解決できるのがメールテンプレート作成と絞り込み一斉送信です。来場者の属性やチェックイン情報、前述の行動履歴に合わせたメールをあらかじめ作成しておくことで、イベントデータを活用した絞り込みをしつつ即時性をもってメールを配信することができます。

　Q-PASSではあらかじめ作成したテンプレートをご用意。会社名や個人名を差し込み項目として設定可能なので、個別に宛てたメールとして作成することができます。