【Tips】展示会の参加率を高める！申込者の３種類のモチベーションに合わせてリマインドを最適化しよう！

　「歩留まり」という言葉を聞いたことがあるでしょうか？製造業界では良く使われる言葉になりますが、「歩留まり」とは、「原料や材料の総量に対して生産された完成品の割合」のことを指します。つまり、展示会における「歩留まり」とは「参加率」のことを指します。

　申し込みをしてくれたのに、当日は会場に現れなかった...こんな方が多くいる「歩留まりの低い状況」は非常にもったいない状況です。せっかく展示会を開くのなら、展示会を知って申し込むという高いハードルを超えた方は逃さないようにしたいもの。

　今回はこの「歩留まり率＝参加率」を高めていくコツを解説していきます。

とはいえ、どうしても無理な人もいる

　いきなりですが、もちろん申込はしたものの当日来れなくなったという人は一定数おります。「どうしてもはずせない用事が入ってしまった」「当日に体調を崩した」などの理由ではあきらめるしかありません。

　本記事のポイントは「申込んでいたことを忘れていた」「なんだか興味がなくなってきた」といった理由で展示会に参加されなかった方たちをどうやって来てもらえるようにするか？という点になります。「めちゃくちゃ興味があったのにもう終わってた...」といった方をゼロにして、展示会開催を成功させましょう

関連記事：『【初心者必見】リードの獲得を最大化！徹底した準備と運営で展示会の主催を攻略せよ！』

目次

・展示会の申込者は３種類
　∟行かなければいけないと思っている申込者（モチベーション：高）
　∟ぜひ行きたいと思っている申込者（モチベーション：中）
　∟行けたら行こうかなと思っている申込者（モチベーション：低）
　∟それでどうする？
・それぞれの申込者に合わせたリマインドメールの工夫
　∟行かなければいけないと思っている申込者（モチベーション：高）
　∟ぜひ行きたいと思っている申込者（モチベーション：中）
　∟行けたら行こうかなと思っている申込者（モチベーション：低）
・じゃあどうやって申込者を見分けるの？
・一連のリマインドを効率化しよう！

展示会の申込者は３種類

　歩留まり率を高めるための一番の方法はメールによるリマインドです。しかし、単純にイベント前日に申込者全員にリマインドメールを送ってもあまり効果は高くありません。ひと工夫して、申込者それぞれに合わせた内容のリマインドメールを送ることでより効果を高めることができます。

　ということで、まずは展示会に申し込む人をモチベーション別に分けていきましょう。

行かなければいけないと思っている申込者（モチベーション：高）

「差し迫った課題や悩みがあって一刻も早く解決したい」「重要な取引先が出展しているので挨拶に行かなければいけない」「会社からの指示で参加しなくてはいけない」こういった動機で申し込んだ人たちです。これらの人たちは展示会へのモチベーションが非常に高く、急なトラブルや用事がない限り必ず参加します。

ぜひ行きたいと思っている申込者（モチベーション：中）

　「展示会の内容・テーマに興味がある」「何か自社のヒントになるようなものを探している」「最新トレンドを知りたい」といった動機で申し込んだ人たちです。興味はあるけど強制力があるわけでもなく、別の方法でその興味を満たすこともできる、といった人たちですね。

　例えば、展示会の内容が自分のちょうど知りたかったことだったとしても、たまたま読んだ本に知りたかったことが書いてあったりしたら展示会への興味を失ってしまったりします。展示会参加へのモチベーションはそれなりに高いですが、外的要因で簡単にひっくりかえってしまうこともあります。

行けたら行こうかなと思っている申込者（モチベーション：低）

　「自分の業務領域にちょっと近い」「なんか面白そう」「アクセスがいいから行ってみようかな」といった動機で申し込んだ人たちです。具体的な課題や知りたいことがあるわけでもないので、とりあえず申し込んでおこうかな～といった軽い気持ちで申し込みます。

　展示会に対するそもそものモチベーションや期待値が低いので、「仕事が忙しい」「雨が降っていて外が寒い」「なんだか面倒になった」という軽い理由で不参加になりがちです。

それでどうする？

　「行かなければいけないと思っている申込者（モチベーション：高）」「ぜひ行きたいと思っている申込者（モチベーション：中）」「行けたら行こうかなと思っている申込者（モチベーション：低）」という３種類に分けましたが、それぞれに対してどんなリマインドを行っていくのか？

　モチベーションが高い申込者はそこまで手間をかけずとも来てくれますし、モチベーションが低い申込者は来てもその先の有効なリードになる確率は低い（それでも来てくれたほうが来場者数は増えますし、リードにつながる可能性ももちろんありますが）。

　最も重要なのはモチベーションが中くらいの申込者です。この申込者の参加率を高めることに注力しましょう。

それぞれの申込者に合わせたリマインドメールの工夫

行かなければいけないと思っている申込者（モチベーション：高）

　この申込者を展示会から遠ざける要因は「どうしようもない外的要因」もしくは「うっかり」です。「どうしようもない外的要因」というものはやはりどうしようもないので、「うっかり」をなくせるようなリマインドをしましょう。

　基本的には展示会の１週間前・３日前・前日と、定期的に会場や受付時間といった開催概要をわかりやすく提示してあげましょう。加えて、展示会参加の満足度が高くなるように展示会に出展されるブースやセミナーの情報などを提供してあげることも重要です。中には「それほど興味がないけど、付き合い上行かざるを得ない」といった申込者もいるので、そういった方に対して少しでも展示会を楽しんでもらえるように情報を発信していきましょう

ぜひ行きたいと思っている申込者（モチベーション：中）

　もっとも重要と前述したこの申込者を展示会から遠ざける要因は「興味が移った」「忘れていた」といったものです。これらの要因をリマインドメールで取り除いてあげましょう。

　１週間前・３日前・前日のリマインドメールで会場や受付時間といった概要情報と併せて、展示会の魅力を発信していきましょう。特に展示会の魅力発信は大切です。

　展示会ならではの魅力は、直接製品を触ったり、担当者の説明を聞いたり、思わぬ出会いが生まれたりといったことです。これらの魅力はWebセミナーや書籍、ネットニュースでは得ることができません。「この展示会に行ったら何かが起きそう！」という期待感を高めるリマインドを実施しましょう。

行けたら行こうかなと思っている申込者（モチベーション：低）

　展示会に連れてくるのが難しいこの申込者。展示会から遠ざける要因は無数に存在します。この申込者へのリマインドメールは来場までのハードルを低くすることを意識しましょう。

　具体的には会場へのアクセス方法、会場への道のり、受付時間・受付方法、インセンティブの説明など。あまり展示会の中身に関する情報を詰め込みすぎると情報過多になりがちなので、どうやったら入り口まで誘導できるか？を意識して情報を配置しましょう。

じゃあどうやって申込者を見分けるの？

　「各モチベーションに合わせて対応を変える必要はわかった、じゃあどうやって申込者を見分ければいいの？」という疑問にお答えします。

　ずばり、『申込フォームでモチベーションを測る』という方法です。申込フォームでは氏名や連絡先、所属企業や役職などを聞くことが一般的ですが、それに追加してモチベーションを測るような設問を追加しましょう。

　具体的には、「展示会に参加する理由をお書きください（自由記述）」といった展示会への期待度を測る設問、「あなたが展示会参加で興味のあるブース・企業をお選びください（複数回答）」といった展示会に関する知識を測る設問、「展示会を知ったきっかけを教えてください（FA）」などの展示会との接触経路を測る設問などを設定することで、これらの回答を組み合わせることでモチベーションの指標とすることができます。

　とくに、自由記述の選択肢は重宝します。モチベーションがそのまま文字数に反映されやすいので、見分けやすくなります。

一連のリマインドを効率化しよう！

　では、実際にやってみることを想像してみましょう。

　展示会への歩留まりを高める内容をまとめると、『申込フォームでモチベーションを測って、カテゴリ分けをして、リマインドメールをカテゴリごとに作って、定期的に配信する』というフローになります。Googleフォームで作ってExcelで管理してメーラーに取り込んで...と複数システムを横断するとかなりの労力が必要となります。

　また、Excelなどで管理をすると、どんな人が申し込んだのかが担当者でしか見えなくなってしまう懸念もあります。少人数でイベントを取り仕切る必要がある場合などは、機材の手配・会場の手配・集客の手配に忙しく、どのくらい集客できたか？しか共有することができずにリマインドを含めたコミュニケーションがおろそかになってしまいがちです。

　そんな課題もまるまる解決することが出来るのが来場者管理システムのメリットです。

　Q-PASSでは、「申込フォームの作成」「申込者の管理」「メールの作成」「絞り込んでのメール配信」と、歩留まり率を高めるためのリマインドに必要な要素がすべて一つのシステムで完結します。

　クラウドでの管理になるので、関係者間での情報共有もばっちり。高モチベーション申込者が○人、中モチベーション申込者が△人、低モチベーション申込者が□人、といった形で情報の共有ができます。

　こういった情報を可視化しておくことで振り返りも簡単になり、次回以降の展示会の集客方法へのフィードバックも可能となります。

　来場者管理システムを活用しながら、展示会の運営を効率的に、簡単にしていきましょう！