【Tips】こんなアフターフォローはやめよう。展示会開催後に避けるべきよくある失敗例４選

「展示会に出展して交換したたくさんの名刺や連絡先、さてここからどうしようか？」

　効率的にリードを獲得していっても、フォローを適切にしていかないとその後の商談には繋がっていきません。せっかく高いお金と労力をかけて集めた連絡先なのに、時間が経ってしまって全然連絡が付かない...といった経験はありませんか？

　今回はそんな失敗を成功に繋げていくために、上手なアフターフォローの方法をご紹介します！

失敗１　誰とどんな会話をしたのか覚えていない

　「展示会でいろいろ話したのは覚えている...覚えているけど...何を話したっけ？？」 「なんかすごく緊急性が高くて、興味を持ってくれた気がするんだけど...どの人だったっけなぁ...」こうなってしまってはせっかくの受注確度の高い商談の機会をみすみす逃すことになってしまいます。

　展示会では多くの来場者との接点を持つ関係上、様々な方にデモの案内や商品の説明を多ければ１日でスタッフ1人50回程度行います。それだけ多くの人と話すと、それぞれにどんな話をしたのか覚えておくのは不可能でしょう。

　逆に、どんな課題を持っていて、どんな提案をして、何に興味を持ったのか？を正確に残しておくことができれば、その後のフォローが的外れなことになることもありません。的確なフォローに繋げるためにも、どの人にどんな会話をしたのか、名刺の裏などにメモを残しておくことは必須です。準備ができるのであれば、ヒアリングシートやアンケ－トもあらかじめ用意しておきましょう。

　ここで注意したいのが、「何に興味を持ったのか？」という部分です。ここで残しておくべき情報は、『どのサービスに興味を持ったのか？』ではなく、『どのサービスのどんなメリットに興味を持ったのか？』が重要です。首尾よく商談に繋がっても、一からサービスの説明をするのはお客様のためになっていません。お客様が興味を持ったメリットの部分を起点に商談を行うことで、受注確度も高くなってきます。"商談化率"を高めるためでなく、"受注率"を高めるために、情報は精査して残しておきましょう。

　加えて、相手の検討状況も確認することができるのであれば聞き取っておくことをお勧めします。すぐにでも導入をしたい状況なのか、まだまだ情報収集段階なのか。そのあたりの情報を残しておくことで、対応する優先順位を決めるときの助けになります。

失敗２　展示会が終わってからフォローまで時間がかかった

　「展示会の後処理でバタバタしてたら、終わってからもう3日も経ってる！」　「会話情報を整理しつつ、アタックリスト作ってたらすごい時間かかった...」こんな経験はありませんか？

　展示会に来場するお客様の中には、緊急性の高い課題を抱えている方もいらっしゃいます。そんな方は様々な類似サービスのブースも回っている可能性が高く、フォローの連絡が絶えないでしょう。ここで出遅れてしまうと著しく商談化率が低下していきます。

　それだけでなく、確度がそこまで高くないお客様は会話の内容や紹介されたサービスの内容をどんどん忘れていきます。展示会後にフォローの電話をかけて「...あぁ～、はいはいはい○○さんですね」と言われたことはありませんか？

　素早いフォローは商談に繋げるためにも、サービスの存在をしっかりと認知してもらうためにも不可欠です。展示会が終わってから一営業日以内には電話でもメールでも、フォローを行っていきましょう。お礼メールを送る場合は、件名に自社名やサービス・商品の名前を出来るだけ最初に盛り込むことを忘れずに。

　ただ、そうは言ってもまずは連絡先交換リストを制作するところから始めると、名刺を取り込んで、会話情報を記録して、アタックリストに担当者を振り分けて...とやっていると時間がかかるのもやむを得ません。そんな時は来場管理システムなどのシステムの力を使うことをおすすめします。名刺交換をせずとも首から下げた来場パスのQRコードを読み込むだけで、会話情報のメモと連絡先を一気に登録することができ、展示会後にすぐにCSV形式でアタックリストとして吐き出すことができます。

失敗３　全員に同じ内容のフォローをした

　「フォローはスピードが命！とりあえず全員にお礼メールを一斉送信だ！」　「いちいち作り変えるの面倒だし、お礼だから文面同じでいっか！」こんなフォローをしてしまっていませんか？？

　先ほどはすぐにフォローをすべしと書いておいてなんですが、展示会のフォローは相手に合わせて少なくとも3種類用意する必要があります。まずは展示会が始まる前にあらかじめフォローの内容を決めておきましょう。

　さて、3種類のフォローの内容ですが、リマインドメールと同様に展示会の来場者の属性に合わせて作り込む必要があります。

　その3種類とは来場者の緊急性に合わせた「イマスグ客」「ソノウチ客」「マダマダ客」の3つです。
　　「イマスグ客」...課題が浮き彫りになり、ニーズが顕在化している
　　「ソノウチ客」...商品・サービスの重要性は理解しているが、抱える課題とマッチすると認識していない
　　「マダマダ客」...商品・サービスの価値を理解しておらず、課題感もまだ薄い

　「イマスグ客」は最も手厚く、そして迅速に対応すべき重要顧客です。課題が顕在化しているので、展示会での会話もかなり具体的なものであったはず。会話メモの内容を踏まえつつ、ある程度個別の内容でメールを作成・架電をしていく必要があります。この客層の終着点としては商談のアポを早く取ることです。

　「ソノウチ客」はサービス・商品に興味があるけど、まだ導入には早いと考えている顧客です。効率を考えて、ここからはある程度定型化した内容で攻めていくべきですが、まずはヒアリングが大切です。サービス資料などを送付しつつ、課題を浮き彫りにさせるために架電を組み合わせつつヒアリングをしていきましょう。

　「マダマダ客」はまだサービスや商品の価値を理解していない顧客です。リードナーチャリングと呼んだりしますが、自社の持つコンテンツを使ってサービスや商品を理解してもらうことから始めましょう。課題の認識がないため架電は避け、メールマガジンなどによってアプローチを絶やさないことに注力しましょう。

失敗４　単発のフォローで打ち切った

　「フォローメールを送ったし、これでひと段落」　「アポ取れたし、これで一安心だな...」展示会後のフォローが単発で終わってしまっていませんか？

　展示会はリードを作るために行うもの、リードは接点を継続して持つことが重要です。先ほどの「イマスグ客」であれば商談に入ってしまえば良いのですが、それ以外にはある程度継続的なアプローチが重要です。メールマガジンやホワイトペーパーを使って、自社のサービスや商品の価値をしっかりと理解してもらいましょう。

　継続的な接点を作ることはサービスや商品の価値を理解してもらうことだけでなく、記憶に定着させることにもつながります。皆さんは「第一想起」という言葉を御存じでしょうか？なにかのカテゴリや課題が頭に出てきたときに、真っ先に思い出されるブランドや商品名のことを指します。車であれば「トヨタ」、ゲーム機であれば「任天堂」、洋服であれば「ユニクロ」といった感じで、まず最初に思い浮かぶものを「第一想起」と呼びます。

　継続的なフォローは、この「第一想起」獲得に繋がります。サービス名やブランド名は出来る限り目立つ部分に、そのサービスが提供する価値や解決する課題と一緒に配置することをお勧めします。

まとめ

　今回は展示会後のフォローにおける失敗例を４つご紹介しました。展示会はやること自体も大変ですが、その後の対応はもっと大変です。

　スピード感をもって戦略的にフォローをするには、事前の準備が必要不可欠。展示会を開催する前に、展示会の中で機器取るべき項目やメモの方法、収集からリスト作成までの段取り、メールの作文まで、出来ることはあらかじめ全部やっておくことが重要です。

　予算に余裕がある、来場者が大量に来ることが予想される、といった場合には来場管理システムの導入も視野に入ってきます。名刺を交換してか対応後には名刺の裏に書き込んで、終わったらそれをリストに集約して...といった面倒な作業をまとめてDX化することができます。もしこのような課題感をお持ちでしたらぜひお問い合わせください。