【成功事例】～大手メーカーによる関係企業の役員500名を集めた展示会&説明会～

【Q-PASS成功事例】

こんにちは。イベント来場管理Q-PASSの マーケティング担当をしている安田です。

今回は実際にあったイベント成功事例に基づく、
【Q-PASS成功事例】 ～大手メーカーによる関係企業の役員500名を集めた展示会&説明会～
のコラムです。

オフラインイベントに強みを持っているQ-PASSでは、企業様より関係者を招待した説明会や交流会のご依頼を頂くことがよくあります。

今回の企画は、『海外から来日する外国人のお客様を含めた関係企業の役員クラスの方を500名規模で招待する展示会兼説明会にQ-PASSを導入するとしたらどんな設定が必要になるのか？ 』　

選択されたQ-PASSのオプションや当日のオペレーションも併せてご紹介します！

ぜひ最後までご覧ください！！

【イベント実施要項】

今回、開催する展示会の実施要項は以下の通りです。

目的：定例開催されている関係企業向けの説明会と、同時開催で自社商品の展示会
招待者：関係企業の役員クラス500名（海外からの招待あり）
会場：ホテルの貸しホール
開催時期：平日１日
受付形態：総合受付1つ
イベントに関する要望：
① 当日は色々忙しいが、重要なお客様が来た時には気付けるようにしたい
② 海外のお客様が来た際には受付で翻訳機を渡したい
③ 登壇をお願いしているお客様には受付時に別途渡したい案内状がある
④ スムーズかつトラブルの無い受付対応をマストにしたい

それではこのご要望に対してQ-PASSでご提供できるサービスをご紹介いたします！

【目次】

1. 基本設定と使用オプション
2. イベントの設定
3. 当日のオペレーション
4. まとめ

基本設定と使用オプション

Ｑ－ＰＡＳＳでは基本の来場管理システムと各種オプションをご用意しておりますので、イベント・展示会に必要な分だけをご予算に合わせて組み合わせてご利用いただくことが可能です。
今回のご要望に合わせると、以下のような設定になります。

【基本設定】

◇　１セッション　＆　申し込み者最大500人
▲ＰＯＩＮＴ▲
セッションとは申込者を管理するデータベースの単位です。
イベントを２日で開催する場合、Ｄａｙ１とＤａｙ２で来場者のデータベースを分ける必要がある場合は２セッション、
来場者の識別を1日目と２日目で分ける必要がない場合は１セッションでお申し込み頂けます。今回は１日のみなのでセッションは１つで問題ありません。

【使用オプション】

◆　受付用PC & QRコードリーダー貸出
・・・受付で来場者が表示したQRコードを読み込むためのQRコードリーダーを貸し出すオプションです。お客様がイベントや展示会のために個別に受付用の機材を手配する必要がなくQRコード受付を行うことができます。今回は来場者の方に極力お待ちいただかないために４台のレンタルを実施しました。

◆設定代行
・・・イベントに関する各種設定や申し込みフォームの作成をお客様の代わりに代行するオプション。お打ち合わせの場でご要望をお聞きしながら担当者がシステムを設定していきます。

◆　システム管理者派遣
・・・イベント前・当日の来場者受付システムの設定代行・バックアップ要因としてQ-PASSのシステム管理者を会場へ派遣するオプション。システムの操作に不安があっても安心です。

イベントの設定

通常のイベント開催にてQ-PASSをご利用いただく場合、申し込みフォームを作成し参加者を募るというオペレーションがありますが、
今回のように定期的に開催されているかつ、参加者が関係者のみにとどまっているなどの場合は、申し込みフォームを作成することなく CSVリストの一括取り込み で処理することができます。

Q-PASSでは参加者リスト取り込み用のCSVフォーマットがありますので、ダウンロードいただいたCSVフォーマットをもとにリストを作成いただければ即時反映が可能です。
今回はオプションで設定代行をご利用いただいておりますので、お客様よりいただいた関係者一覧リストをシステムに読み込ませるところは弊社で担当します。

あわせて、受付時の設定もこのタイミングで行っていきます。

今回のご要望では
「当日は色々忙しいが、重要なお客様が来た時には気付けるようにしたい」
「海外のお客様が来た際には受付で翻訳機を渡したい」
「登壇をお願いしているお客様には受付時に別途渡したい案内状がある」
という３つがありますので、それぞれに対応した設定をします。

【来場通知機能】

事前に設定したお客様が来場した際に、紐づけて登録されたメールアドレスへ向けて任意のアドレスから来場通知メールを送信できる機能です。
担当の営業者様がいる場合やアテンドが必要なお客様が来た際、受付から個別に連絡を取らずとも自動で処理を行うことができ、作業の削減をすることができます。

【色分け機能】

事前に設定したお客様のQRコードを読み込んだ際に、画面に色と所属が表示される機能です。大きく色が表示されるようになっておりますので、視認性が高くスムーズにご案内をすることができます。

今回は

「海外からのお客様」
「登壇をお願いしているお客様」
「そのほかのお客様」

の３つの来場パターンがありますので

「海外からのお客様」　⇒　赤
「登壇をお願いしているお客様」　⇒　青
「そのほかのお客様」　⇒　緑

と設定しておくことで、受付のスタッフがすぐにお客様の属性を判断しそれに合った対応をすることができるようになります。

この 【来場通知機能】 と 【色分け機能】 は基本料金に含まれる内容となりますので、無料でお使いいただけます。

また、 【メール一斉送信機能】 を使ってQRコードを配信することも可能です。

参加者リストはあらかじめQ-PASSのシステムへ取り込んでいますので、そこに登録されたメールアドレス宛にQRコードが付いた来場証データを配信することができます。
リストの属性に合わせた絞り込み機能や、メールテンプレートを作成する機能もありますので、
宛先のメールアドレスに登録されたお名前をメールの本文に自動で設定して個別に違う文面のメールを送信し効率的なメールの送信ができます。
来場者の方々はそのメールを受け取り、来場証を紙に印刷するか、スマートフォンの画面を受付に提示することで受付を通ることができるようになります。

当日のオペレーション

続いて、当日のオペレーションについてご紹介します。

＜イベント受付時間前＞

今回は 【システム管理者派遣オプション】 をご利用いただいていますのでQ-PASSのセットアップはシステム管理者が実施します。弊社が手配したレンタル機器はあらかじめお客様のご指定箇所に配送を行い、それを現地でイベントの開催前にシステム管理者がセットアップを行う流れです。

セットアップが完了後、受付担当のスタッフが集まったところでシステム管理者より受付方法のレクチャーを行います。基本的な操作としてはPCに接続したQRコードリーダーを操作し来場者の提示したQRコードを読み取るだけですが、今回は前述のとおり 【色分け機能】 を使って来場者の属性を判別していますので、そのオペレーションをお客様側で実行いただくような形となっております。テストQRコードを何件か読み取り、レクチャー自体はおおよそ10分程度での実施となります。

＜イベント受付本番＞

受付時間が始まり、来場者の方々が続々とやってきました。
基本的な操作は簡単なので受付の担当スタッフがこなし、「QRコードを忘れた」 「スマートフォンとの相性が悪く読み取りがうまくいかない」などのトラブル発生時にはシステム管理者がすぐにバックアップに入ります。
海外のお客様もスムーズに受付対応が完了し、担当者のアテンドも問題なく実施することができ、無事受付時間を終了しました。

＜イベント終了後＞

今回は説明会ということで来場者の受付業務のみでしたが、Ｑ－ＰＡＳＳではオプションを組み合わせることで個別セミナー・ブースの解説やイベント内での行動履歴の取得を行うこともできます。
特に会場内での行動が可視化しにくい展示会などでは、来場者のデータを取得することでその後のマーケティング活動に繋げていくことも可能です。

そういった実例に基づいた空想イベント企画も別途ご紹介しておりますので、ぜひご参考ください！

⇒【成功事例】～ＢtoＢメーカーによる取引先1,000名を集めた自社商品展示会～

まとめ

今回は来場者500名規模オフラインイベントの関係企業向けの説明会と展示会について成功例をご紹介いたしました。

Q-PASSでは上記の例のように大事な来場者を迎える場合でも安心して受付業務ができるような無料機能を多数そろえております。
また、外国人のお客様に対しては申込フォームの 【日/英 言語切り替え機能】 もありますので参加受付の手間が大幅に減少します。
（※本事例に出てくる翻訳機はお客様手配のものとなりますのでQ-PASSではご用意しておりません）

Q-PASSをご利用いただいたお客様からは、

「管理画面の操作がシンプルで初めてでも一度の説明で使いこなせた」
「当日はずっといてくれたので心強かった」
「受付での混乱がなくスムーズに来場者を迎え入れることができた」

といったお褒めの言葉をいただいております。

そのほか、【イベント内端末アプリ】 や 【アクションポイント機能】 などオフラインイベントで活用できる便利な機能を多数取り揃えておりますので、
貴社の展示会・イベントの企画の際にはぜひ、QRコードを使った来場管理システムのQ-PASSをご利用ください。

もちろん、オンラインイベントやハイブリッドイベントに対応できる動画配信機能も備えております。

申し込みフォーム、受付システムでお困りの際はぜひQ-PASSをご検討ください！
「いくらくらいかかるの？」 や 「このアイデアって実現できる？」 といったご質問は
下記 『お問い合わせ』 まで、お気軽にご相談ください！

＼Q-PASSについての資料請求・ご相談はこちら／