【コラム】イベント来場者管理システムとは？３つのメリットと失敗しない選び方！

　様々な業界・団体が実施するオンラインやオフラインを含めたイベントや展示会を開催するなか、課題になってくるのが「申込者・来場者をどうやって管理するのか？」
「イベントを企画するのはいいけど、申込フォームで集めた情報をデータベース化したり、当日ちゃんと来ているかを確認したり、スムーズに来場者を入場させていくのは結構大変...」そんな方への解決策となるのが、『イベント来場者管理システム』です！
　今回は『イベント来場者管理システム』とはどんなものなのか？損をしない選び方は？を実際にQ-PASSというシステムを提供している私たちがご紹介します。イベントや展示会をお考えの方はぜひ最後までご覧ください！

イベント来場者管理システムとは？

　『イベント来場者管理システム』は、イベントの開催前・開催当日・開催後で使える機能が一つになったシステムのことを指します。これまでExcel管理や紙で管理していた内容を、システムで申込情報のデータベース化、QRコードを使った受付に置き換えることでイベントや展示会運営をスムーズにし、その効果を最大化させることができます。
　例えば、
　・申込者に対して予定変更の連絡を取るのが難しい...
　・かなりの人数が短時間で入場する予定なので受付で詰まってしまわないか心配...
　・展示会を開きたいけど、いま会場に何人いてどのブースが人気なのか把握できない...
　・予算をとってイベントを開催したけど、結局何人が来てくれたのか記録があいまいで正確な費用対効果が計測できていない...
などの課題やお悩みをシステムで解決します。

イベント来場者管理システムの持つ３つのメリット

イベント来場者管理システムを導入することのメリットは主に３つです。
　① 面倒な申込者の管理を一元化できる！
　② イベントの来場者の受付・会場内の状況把握が簡単になる！
　③ イベントデータを営業・マーケティングへ活用できる！
それぞれを順にご説明します。

①面倒な申込者の管理を一元化できる！

　イベントへの参加を受け付けるための「Web申込フォーム」を作成し、そのフォームで集めた情報をデータベース化して一元管理することができます。
イベントによって申込時に必要な情報は多岐にわたり、「名前」や「メールアドレス」といった基本的な情報をはじめ、ビジネス系イベントでは「会社名」や「職業」などを聞き取ることが多いですが、こういった質問を入れ込んだ申込フォームをノーコードで簡単に作ることができるのが『イベント来場者管理システム』の大きなメリットです。
「申込フォーム」で集めたデータはデータベース化され、システム上でリストとしての出力や、対象者を絞り込んでのメール一括送信で簡単にコミュニケーションを取ることができるようになります。システムの種類によっては有料イベントに必須な決済機能や入金消込・領収書発行機能を持つものもあり、うまく使えば開催できるイベントの種類を大きく広げることもできます。

②イベントの来場者受付・会場内の状況把握がスムーズで簡単になる！

　イベント当日はイベントの準備や営業活動で何かと忙しく受付まで手が回らなかったり、受付用にスタッフを手配してもそのレクチャーが大変で結局時間がとられてしまう...受付で詰まって来場者をスムーズにご案内できない...といったお悩みはイベントを開くとよくあります。そういったお悩みにも『イベント来場者管理システム』が役に立ちます。
　『イベント来場者管理システム』はQRコードを使った入場受付を基本機能として搭載していることが多いです。「Web申し込みフォーム」で申し込みをした申込者に対して自動で配信されるQRコードを表示してもらい、それをQRコードリーダーで読み込ませることでスムーズな受付が可能です。システムの管理画面でイベントへの来場人数もリアルタイムで確認することができるので、「申込者のうち何割の人が来場してきているか」や「各時間帯別に来場者数がどう変化しているか」がすぐにわかります。
　また、特定の申込者に対して事前設定をしておくことで、QRコードを読み取った際に属性を表示させたり、担当者に対して自動で通知を送ったりすることも可能です。特定の人にのみ資料やパンフレットを配りたいといった要望や、大事なお客様が入場したらすぐに営業担当者がアテンドしたい、といった現場のご要望に応えることができます。

③イベントデータを営業・マーケティングへ活用できる！

　ビジネス系でのイベントであれば実際にイベントに来場した人たちへの営業活動やマーケティング活動を積極的に行っていきたいところですが、それにも『イベント来場者管理システム』が役に立ちます。
イベントに来た参加者の名前やメールアドレスといった情報はデータベース化されているので、名前のみを変更させる一斉送信でのお礼メールや、来場者向けアンケートの配布を簡単に行うことができます。
　システムの持つ機能によってはイベント内での行動履歴を取得することもできます。各ブースで来場者のQRコードを読み込ませることで「〇個以上のブースを回った」「AというブースとCというブースを訪れた」というデータを取得することができるため、いわゆる「ホットリード」や「コールドリード」といった区別をつけることができます。リスト化して出力することもできるので、すでに導入しているMA（マーケティングオートメーション）ツールやSFA（セールスフォースオートメーション）にデータを流し込むことも簡単になります。
　また、冒頭に書いたようにイベントはただ開催しただけでなく、その効果を見極める必要がありますが、「来場者数」や「セミナーの参加率」なども正確な数値で計測することができるので、効果測定の面でも活用いただくことができます。

イベント来場者管理システムの損しない選び方

申込や受付、集計といったイベントに必要な機能が備わった『イベント来場者管理システム』ですが、実際に導入する場面になったらどうやって選べばいいのでしょうか？選ぶうえで重要なポイントを３つに絞ってご案内します。
　① イベントの種類はなにか？
　② 来場者数は何人でどのくらいの期間開催するのか？
　③ イベントの中でどんなことをしたいのか？

①イベントの種類はなにか？

『イベント来場者管理システム』を選ぶうえで、まず決めておきたいのがイベントの種類です。イベントには大きく分けて３つ、【オフラインイベント（リアルイベント）】、【オンラインイベント】、【ハイブリッドイベント】があります。
　『イベント来場者管理システム』はその種類によってオフラインイベントに強みを持っていたり、オンラインイベントに特化していたりするので、まずはそこからシステム選びを始めていきましょう。
コロナ禍を経てかなり一般的になったオンラインイベントですが、遠方の方も参加することができるので現在も多くの方々が開催しています。オフラインと合わせてオンラインでも開催するハイブリッドイベントも人気です。これらのイベントで必要な機能は【マイページ機能】や【動画配信機能】、【資料ダウンロード機能】などです。これらの基本的な機能が備わっているシステムかどうかを確認しましょう。
あとは、開催するイベントが【有料イベント】か【無料イベント】かも重要です。【有料イベント】の場合、先述した通り【参加費の支払い機能】や【領収書の発行機能】、未払いの方へリマインドするための【メール一斉送信機能】などがあるかを確認しましょう。

②来場者数は何人でどのくらいの期間開催するのか？

　『イベント来場者管理システム』の多くはイベントの規模によって値段が変わってきます。「想定する来場者数」と「イベントを実施する期間」を予め決めておきましょう。
参加者が100人未満の規模であれば、お金を払ってシステムを導入せずとも何とか手作業で管理することもできることもありますが、それ以上であれば基本的にはシステムを導入するメリットが大きくなってくると思います。
　開催期間についても、「週末の一日だけでやるイベント」や、「一週間通して開催するイベント」、「半年間継続的に申し込みを受け付けつつ開催するイベント」など様々な形態がありそれによって費用が変わる場合もありますのであらかじめ決めておきましょう。

③イベントの中でどんなことをしたいのか？

　そして一番重要なのが、『イベント来場者管理システム』を使ってどんなことを実現させたいのか？というところです。「展示会を開催して多くのリードを獲得し、一件でも商談に繋げたい」や「一般の方向けに、楽しんでもらえるようなイベントにしたい」や「社内イベントへの出欠を確認したい」といった目的が明確になっているとより無駄のないシステム導入を実現できます。以下が良くお客様にお使いいただく機能です。
　「展示会」での活用機能
　　・基本の入場受付機能のほかにブースごとに受付をすることができる【ブース受付機能】
　　・QRコード読み取り時に来場者の属性が色とともに表示される【色分け機能】
　　・来場者がどんな行動をとったかを把握する【行動履歴取得】
　などがあると、開催したことによる効果をより高めることができるでしょう。

　「一般向けイベント」での活用機能
　　・イベント内の複数のアクションを達成するごとにポイントを付与し、一定数貯めた方には景品をお渡しするといったスタンプラリーのような企画をすることができる【アクションポイント機能】
　　・一般向けのイベントであれば当日の飛び入り参加も予想されるかと思いますので、当日の参加にも対応できる【当日受付機能】

「社内イベント」であれば基本的な機能以外にあまり多くの機能は必要ないと思いますので、少人数で価格も抑えられるか、というところをチェックするとよいでしょう。
　そのほかにも、セミナーや学会などイベントの種類は多くありますが、「必要な機能が最低限入っているか？」を確認しながらシステムを選んでいくと失敗が少ないと思います。

イベント来場者管理システムならQ-PASS

　弊社がご提供するQ-PASSは【オフラインイベント】に強みを持っており、パッケージやプランと違い、「必要な機能を必要な分だけ」使うことができるので費用に無駄がありません。また、25年以上の運用ノウハウをもとにシステム管理者をお客様のイベントに派遣し、当日の受付業務をサポートすることもできますので、安心してイベント対応に当たることができます。
　代理店のお客様やイベント制作会社様にご好評いただいているのが【オリジナルドメイン設定】。Web申込フォームやマイページ、運営者から送信するメールアドレスにオリジナルのドメインを設定することができ、クライアント様の設定に合わせることができます。
　ほかにも、有料イベントに使える【プロモーションコード発行】や、会場内で受付や状況の確認ができる端末アプリ【Q-MOBILE】、受付に必要なQRコードリーダーやPCなどの【受付周辺機器レンタル】など様々なオプションをご用意しており、それらを「必要な機能を必要な分だけ」ご利用いただけます。
イベントや展示会、セミナーをお考えのお客様はぜひQ-PASSの導入もご検討ください！（もちろんオンラインイベントやハイブリッドイベントで使える機能も充実しております）

イベントや展示会の申し込みフォーム、受付システムでお困りの際はぜひ
オフラインイベント・プラットフォーム『Q-PASS』をご検討ください！
動画配信を使ったハイブリッドイベントやオンラインイベントにも柔軟に対応可能です！

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