【コラム】QRコード受付アプリで受付の省スペース化とイベントの見える化を実現しよう！

「イベントを開催したいけど、申し込みフォームってどうやって作ればいいんだ？」
「イベントを開催したのはいいけど、誰が何時にどのくらい来てくれたのかわからない...」
「結局のところ、何人の人がイベントに来てくれたんだっけ？」

こう言ったお困りごとを解消するのが弊社のご提供するQ－PASSを含めた イベント来場者管理システム と言われるサービスの機能ですが、今回はそんな イベント来場管理システム の中でも小規模のイベントや省スペースでのイベント開催で役立つ、【QRコード受付アプリ】に注目して、アプリの持つ機能や導入のメリットをご紹介していきたいと思います！

QRコード受付アプリって何ができるの？

　【QRコード受付アプリ】は先述の通り『来場者管理システム』というサービスの一部に組み込まれているイベントの開催側が使用するオプション機能です。
まず、『来場者管理システム』でできることは大きく分けて３つ。
　① 申込フォームを作成して申込者のデータベースを作成する
　② イベントへの来場者を受付し、入場管理を行う
　③ 来場した人たちをチェックし、来場者として申込情報と一緒にアウトプットする
という３つがほとんどの来場者管理システムにて実現できます（もちろん弊社のQ-PASSもこれらの機能は有しています）。
そして本記事でご紹介する【QRコード受付アプリ】は ②イベントの来場者を受付し、入場管理を行う という部分で効果を発揮するアプリのことを指します。

　お手持ちのスマホに受付アプリをダウンロードしていただくことで、申込時にシステムから自動発行される入場QRコードを読み取り、スムーズかつ正確に受付していくことができます。
もちろん、イベントの入り口での受付だけでなく、展示会などで多いですがイベント内でセミナーやブースなどを配置する場合はその各所で受付を行うこともできます。

　Q-PASSでは【QRコード受付アプリ】を【Q-MOBILE】という名称でご提供しておりますが、【Q-MOBILE】であれば受付だけでなく、
・現在何名の来場者がイベントに来ているのかをリアルタイムで把握できる管理画面
・ＱＲコードを読み込んだお客様にアンケートを取れるアンケート機能
・あらかじめ設定した重要なお客様が来場した際に通知が来る呼び出し機能
など、受付業務だけでなくイベント会場内でも効果を発揮する機能を多数盛り込んでおり、オフラインイベントでの行動を最大化させることができます。

QRコード受付アプリ導入における３つのメリット

さて、そんな機能を持つ【QRコード受付アプリ】ですが、導入することによるメリットはどんなものがあるのでしょうか？今回は長年、多数のお客様にご利用いただいているなかでよく耳にするメリットを２つに分けてご紹介いたします。

受付ブースを設置する必要がない

　イベントというと東京ビッグサイトや京セラドームなどの大きな会場を思い浮かべる方も多いかと思いますが、周年記念行事・表彰式をはじめとする社内イベントや、有名な先生のセミナーや学会発表などのイベントはホテルのイベントホールや公民館などの比較的そこまで大きくない会場で行われることも多いです。
　通常の 来場者管理システム の導入であれば、受付用のPCとQRコードリーダーを必要とするので、きちんとしたいわゆる「受付台」を設置する必要があります。ただ、先述のような省スペースでのイベント開催だと、「受付台」を置くスペースがないこともしばしば...そこで【QRコード受付アプリ】が役に立ちます。
　【QRコード受付アプリ】をインストールしたスマホを持った受付係が一人いれば、来場者が提示するQRコードを読み込んでいき、自動で来場者の情報を登録していくことができます。500人以下くらいの小規模イベントであれば、機器の設置や配線など、いろいろ面倒な準備をせずに【QRコード受付アプリ】でカンタンに入場管理を実現することができます！

受付機材をレンタルする必要がない

　上記のスペース問題に似たところではありますが、システム用のPCやQRコードリーダーを準備しなくて済む、というところも【QRコード受付アプリ】を導入する大きなメリットの一つです。
　もちろん、PCとそれに繋がったQRコードリーダーのほうが、アプリよりもスムーズにQRコードを読み込んでいくことができるため大きな会場や大人数を捌く必要がある場合には必須になってきますが、アプリで足りる規模での開催であれば、配線や電源といったそれらの機器の準備が必要なくなります。特にQRコードリーダーなどはお持ちのお客様も少ないと思いますので、レンタル費用を大きく浮かせることも可能です！

総合受付以外でも受付・チェックインができる

　総合受付以外でも受付やチェックインをすることができるというのも大きな利点です。例えば、イベント内のセミナーやブースなどにおいて、事前予約が必要な場合はその場所で【QRコード受付アプリ】を使って受付をすることができます。複数の会場や部屋がある場合、それぞれの場所でチェックインを行うこともできます。応用して、チェックイン場所の情報が取れるアプリであれば、どんなルートでブースを回ったのか？という俯瞰で見た来場者の動きを記録していくことも可能です！

　こういった形で、"場所を選ばずに来場者の招待QRコードを読み取ることができる"というところが【QRコード受付アプリ】における大きなメリットとなってきます。

QRコード受付アプリ導入における注意点

　【QRコード受付アプリ】でイベントの受付処理をしていくのはもちろん省スペースで手軽で便利ですが、注意点もあります。
入場を受け付ける時間設定にもよりますが、500人以上のイベント規模になってくると、きちんと受付台を設置して複数のQRコードリーダーで読み取っていくほうがスムーズです。アプリによるQRコードの読み込み速度も速いとはいえ、専用のQRコードリーダーには劣るところではありますので、来場者の波によっては長蛇の列になってしまうということも...そういった場合には複数のQRコードリーダーで読み込んでいく方法をお勧めします。

　また、端末を使用するので会場の電波状況についても事前のチェックが必要となってきます。クラウドでデータを管理することの多いサービスですので、電波が入るように確認をしておきましょう。
【QRコード受付アプリ】導入に関するご不明点やお悩みはぜひプロにお任せを！イベントの来場者受付に迷った際にはぜひ一度ご相談ください！
⇒イベント受付に関するご相談はこちらから

さらなるメリット！Q-MOBILEの持つ5つの機能

　ここまでは一般的な【QRコード受付アプリ】についてのお話をしてきましたが、ここからは弊社のご提供する【Q-MOBILE】が持つユニークな機能についてご紹介させていただきます。どれも長年イベントの来場管理に携わってきた中で培われたイベントの効率化・効果の最大化に向けで実装された機能となっておりますので、ぜひご確認ください！

・会場入場数の把握

　まずは管理画面の機能です。【Q-MOBILE】では来場者の受け付けだけでなく、いま会場に何人の来場者が来ているのか？をリアルタイムで確認できる管理画面機能が付いています。時間単位でも確認することができるので、〇時台に来場者のピークが来ているなどの情報も確認することができます。入場での受付だけでなく、退場での受付もしておくと、この会場に何人が滞在しているのか？も確認可能です。

・ブース・セミナー受付

　イベント全体の受付だけでなく、セミナーやブースでの受付も可能です。例えば、大きな展示会を開催し、出展ブースとセミナーブースがあるという状況。セミナーに事前に申し込みをされた来場者がセミナーブースに来た時に、【Q-MOBILE】を使ってその申し込みを確認・参加受付をすることができます。セミナーへの参加受付の情報は申込者データベースに紐づけられますので、イベント終了後にどんなセミナーをどのくらい参加したのかも確認することができます。

・アテンド通知

　イベントにご招待した重要なお客様はすぐにお迎えをしたいところ。Q-PASSではイベントの申込者に事前に設定を行うことで、入場時の通知を受け取ることができるようになります。通常のシステムのみの導入だとメールでの通知となりますが、【Q-MOBILE】であればプッシュ通知でお知らせするので、入場時の通知を見逃す可能性がぐっと減るかと思います。

・アクションポイント

　イベント内での回遊を促したい！という場合にはこのアクションポイント機能がおすすめです。Q-PASSでは来場者に対して、アクションポイントを設定することが可能。参加申し込みやイベント内での行動でこのポイントを付与・減少させることができます。そしてこのイベント内での行動をチェックするのが【Q-MOBILE】の機能です。【Q-MOBILE】によるQRコードの読み取りで、特定の場所にスタッフを配置してスタンプラリーのように回遊を促したり、くじ引きや抽選会への参加でポイントを消費させたりとイベントにエンタメ要素を加えることもできるようになります。

・アンケート回答

　最後はアンケート機能です。来場者のQRコードを読み取ることで、【Q-MOBILE】上でアンケートに回答してもらうことができます。イベント後にメールなどでアンケートを促してもなかなか回答が集まりませんが、【Q-MOBILE】を使えばイベント会場のその場で回答を集めることができるので、より精度が高く回答数の多いアンケート結果が期待できます。アンケートへの回答内容はもちろん来場者のQRコードに紐づけられますので、後からマーケティングに使ったり、営業活動のリストに使ったりと幅広くご利用いただけると思います。

　これらの機能は一般的な【Q-MOBILE】の機能となります。Q-PASSでは自社開発のシステムならではの柔軟な開発力でお客様のイベントに合わせたご提案をさせて頂きます。イベントをお考えの方は「こんなことできる？」「こういう数字って見られる？」などのお悩みや疑問がございましたらぜひ一度ご相談ください！
⇒イベントの申込・受付に関する無料相談はこちら

QRコード受付アプリを実際に導入した事例

　最後は、弊社のQ-PASSで【Q-MOBILE】を使った際の事例を簡単に２つご紹介いたします！
「イベントは開催したいけどそこまで大規模じゃないし来場管理は紙でもいいかなぁ」
「200人くらいしかこないのに、わざわざ受付を準備するのは面倒」
といった方はぜひご参考ください！

「企業の社内パーティー」

＜イベント内容と規模＞
社員・来賓を含めた約200名の参加する企業の創立記念パーティーをホテルの貸しホールで実施
＜お困りごと＞
・会場があまり広くないので受付する場所が取れない
・参加も業務の一環なので労務管理をする必要がある
＜解決内容＞
机を広げることができず、受付用のPCを置くことができなかったので【Q-MOBILE】で受付処理を実施しました。あらかじめ社員に発行したQRコードを会場の入り口で順に読み込んでいき、誰が参加したかを正確に把握。UIもシンプルなので、当日朝、受付担当への15分程度の簡単なレクチャーで読み取りを実施することができました。

「合同セミナー」

＜イベント内容と規模＞
一般参加者５００人に向けた複数社での合同セミナーを貸しホールで実施
＜お困りごと＞
・複数の部屋で実施するので総合受付ではなくセミナーごとの受付が必要
・ちゃんと事前に登録したセミナーだけを聞けるようにしたい
＜解決内容＞
各部屋それぞれに受付用の機材をセッティングするのは難しいので、【Q-MOBILE】を持ったスタッフを１名ずつ配置。事前に申し込みがされているかをQRコードの読み込みによる端末チェックで確認し、個別での受付でスムーズなセミナーへの参加を実現させました。

まとめ

　以上、弊社の【Q-MOBILE】を含めた【QRコード受付アプリ】のご紹介でした！せっかく開催するイベントなら、その規模を問わずしっかり入場者の管理を行ってイベントの効果測定やマーケティング・営業活動に活かしていきたいところ。大規模な展示会や社内イベント、学会やセミナーなど各種イベントの開催をお考えの方はぜひ イベント来場者管理システム と【QRコード受付アプリ】の導入をご検討されてみてはいかがでしょうか？
　弊社のご提供するQ-PASSでは【QRコード受付アプリ】はもちろん、当日のシステム管理者の派遣や受付周辺機器のレンタル、システムの初期セットアップなどの現場サポートも充実！また、そのほか多彩な機能でオフラインだけでなく、オンラインやハイブリッドでのイベント開催にも対応。貴社のイベント開催を成功に導きます！
ご興味のある方はまずは問合せフォームよりご相談ください！
⇒イベント開催に関するご相談はこちらから