【成功事例】～食品メーカーによる報道関係者と取引先関係者 5,000名を集めた新商品発表会～

【Q-PASS 成功事例】

こんにちは。イベント来場管理Q-PASS マーケティング担当の安田です。

今回は実際にあったイベント成功例をもとにした
【Q-PASS成功事例】～食品メーカーによる報道関係者と取引先関係者 5,000名を集めた新商品発表会～
のコラムです。

オフラインイベントに強みを持っている Q-PASS では、食品メーカー様 より自社商品の展示会開催のご依頼を頂くことがよくあります。
実際に商品を見ていただき、そのまま商談に移ることもできるため非常に効率がいいのがリアルでの商品発表会や展示会の特徴ですが、
特に食品類についてはその場で試食をしていただける試食会ということで、なおさらよくお問い合わせをいただいております！

今回は プレス・報道関係者を含めた5,000名規模 で開催する展示会に Q-PASS を導入するとしたら、どんな設定が必要になるのか？
申し込みフォームの作成例や、選択すべきオプションも併せて Q-PASS の使い方と併せて成功事例をご紹介します！
ぜひ最後までご覧ください！

【目次】

1. イベント実施のご要望
2. 基本設計と使用オプション
3. 申し込みフォームの作成例
4. 来場者アンケートの設計例
5. イベント開催の前にやること
6. イベント当日の模様
7. Q-PASSを利用した結果
8. まとめ

イベント実施のご要望

今回、開催するイベントの実施要項は以下の通りです。

目的： 　　　新商品を取引先とプレス・報道関係者に試食してもらい、感想を聞き取りたい
招待者：　 　プレス・報道関係者と取引企業の担当者を併せた 計5,000名
会場： 　　　大阪の本社
開催時期：　 2カ月後の平日１日
受付形態：　 総合受付1つ
展示会における要望：
① 入り口ではQRコードリーダーを使ってスムーズな入場を促したい
② 商品の試食後はアンケートに答えてほしい
③ なるべく多くの商品を見て帰ってほしい
④ 取引先の担当者が来たときは営業に知らせてほしい
⑤ 後日、今後のためにイベント全体の感想を聞きたい

それではこのイベント内容に対して、Q-PASS を使うことでご提供できるサービスをご紹介いたします！

基本設計と使用オプション

Q-PASS では基本の来場管理システムと各種オプションをご用意しておりますので、
イベント・展示会に 必要な分だけをご予算に合わせて 組み合わせてご利用いただくことが可能です。

今回は
【基本設定】
◇　１セッション　＆　申し込み者最大5,000人
▲ＰＯＩＮＴ▲
セッションとは申込者を管理するデータベースの単位です。

【使用オプショ
◆　QRコードリーダー＆PC貸出
・・・受付にて、参加者が表示したQRコードを読み込むためのQRコードリーダーをお貸しするオプションです。このオプションをご利用いただければ、お客様が個別に受付用の機器を手配する必要がありません。専用のリーダーを使うことでスムーズな受付が実現できます。

◆　アンケート設定
・・・今回、商品を試食した参加者の方にイベント内で行う "商品アンケート" とイベントが終わった後にマイページ上で行う "イベントアンケート" の２種類が必要となります。
イベント内で行うアンケートは後述の『Q-MOBILE』というアプリを使って来場者の方のQRコードを読み込むことで、リアルタイムに実施することができます。
"商品アンケート" においてはそれぞれの商品ごとにアンケートを聞く必要があるので複数アンケートを用意することになりますが、
"商品アンケート" "イベントアンケート" 含め複数種類実施する場合でも 追加費用は発生せずに アンケート機能をお使いいただけます。

◆　Q-MOBILE
・・・イベント内の営業担当がイベントの状況を把握できる『Q-MOBILE』というアプリを使うためのオプションです。
現在の来場者人数を把握したり、事前に設定した特定来場者の入場通知※を受け取ったり、
来場者のQRコードを読み込んでアンケートを表示したりすることができます。
このアプリは通常のアプリと同様、お客様のお持ちのスマホにインストールすることができます。
※特定来場者の通知はQ-MOBILEのオプションを使わなくても、事前に設定したメールアドレス宛にメールで受け取ることもできます。

◆　アクションポイント発行
・・・参加者のイベント内での行動に合わせてポイントを獲得・消費ができます。今回のような展示会であれば、商品の試食やアンケート回答に合わせてポイントを付与し、出口で一定のポイントに達した人に商品サンプルの詰め合わせをお渡しするなどの施策を組み合わせることで十分な回遊を促すことができます。

申し込みフォームの作成例

今回、ご要望として 「プレス・報道関係者と取引先の担当者が混在している」 というものがあり、
こういった場合、Q-PASSで実施するには２パターンのやり方が存在します。

◆パターン①：申し込みフォームの項目で一般と取引先を分ける
◆パターン②：セッションを２つ作成し、入場窓口を２つに分ける

パターン①の場合のデメリットは申込フォームが１種類になるのでそれぞれに対して細かい情報の取得ができない点が挙げられますが、
メリットとしてはセッションが一つ分で済むので料金を安く抑えられるという点です。

パターン②の場合のデメリットは２セッション分で料金が高くなる点、
メリットは一般と取引先とで取得したい情報が大きく異なる場合に、
申込フォームを２つ作ることができるのでそれぞれ必要な情報を聞き取ることができるという点です。

今回は、情報として「プレス・報道関係者か、取引先の担当者か」がわかればよいのでパターン①のほうで設定していきます。

【申込フォーム項目例】
▼デフォルト項目
・氏名
・年代
・性別
・メールアドレス
・パスワード （マイページへのアクセス用）
▼オリジナル項目
・区分
　∟お取引先関係者様 / プレス・報道関係者様
・会社名
　∟自由記述
・この展示会を知ったきっかけ
　∟（取引先のみ表示） メールマガジン / ニュースリリース / 営業担当者からのご案内

申込フォームに紐づけできるQ-PASSの設定として、『色分け機能』というものも無料でお使いいただけます。
今回であれば "区分" にこの機能を設定し、 「プレス・報道関係者＝赤」 、 「お取引先様＝青」 とあらかじめ設定しておくことで、ＱＲコード受付時に管理画面に会社名やお名前とともに赤色と青色が表示されるようになります。取引先の担当者にのみ資料やパンフレットをお渡しする必要がある場合などは、この機能を使うことでスムーズな入場管理を行うことができます。

来場者アンケートの設計例

続いてアンケートの設計例です。
今回は「イベントの中で聞く商品アンケート」と「イベントの後に聞くイベントアンケート」の２種類が必要になるのでそれぞれを設定していきます。

★商品アンケート
実施方法：
商品の試食時にブースの係員が参加者のQRコードを読み取り、その場でアンケートを提示して回答してもらう
設問例：
Ｑ1.　味の感想を10段階で教えてください
　∟10(おいしい)9,8,,,,3,2,1(おいしくない)
Ｑ２．　この商品が5つ入ってコンビニで販売される場合、いくらなら妥当だと思いますか？
　∟100円未満、100円～150円、151円～200円、201円～250円、250円以上
Q3. ご要望などあればご自由にご回答ください
ポイント：
このアンケートの結果は、ほかのアンケートの回答内容や会場内での行動と紐づけて見ることができるので、申し込みフォームで確認済みの回答者の属性はもちろん、好きな味の傾向や価格に対する考え方などを加味して分析が可能です。

★イベントアンケート
実施方法：
イベント終了後、マイページよりアクセスして回答してもらう
設問例：
Ｑ1.　今回のイベントの満足度について10段階で教えてください
　∟10(満足)9,8,,,,3,2,1(不満)
Q2. イベントの中で最も気に入った商品を教えてください
　∟商品Ａ、商品Ｂ、商品Ｃ、商品Ｄ、商品Ｅ、商品Ｆ
Ｑ3．　次回も参加したいと思いますか？
　∟ぜひ参加したい、機会があれば参加したい、参加したくない
ポイント：
気に入った商品を教えてもらうことで、人気ランキングなどの情報の一部として活用することができます。また、次回の参加意向を聞いておくことで次回のイベント開催のときにホットリードやコールドリードのような分け方でアプローチを変えることができます。

イベント開催の前にやること

イベントの開催前には参加者へのリマインドが必須です。
Q-PASSではメールの 【テンプレート作成機能】 と 【一斉送信機能】 が基本機能の範囲内でついておりますので、
リマインドについても送信の手間を効率化することができます。

また、配信元・配信先についても 自由に設定が可能 です。
配信元は任意のメールアドレスを設定することで、もしも不着や返信があった際でも設定したメールアドレスに届くので気づかなかったというリスクを抑え、管理が楽になります。
配信先についても、申込者の属性情報で絞り込んで一斉送信を行うことができるので、例えば一般参加のお客様向けと取引先様の担当者向けでメールの文面を変えて配信することも簡単に設定可能です。

一週間前、前日など複数回にわたってリマインドメールを送信することで、当日の不参加数を減らすことができるでしょう。

イベント当日の模様

迎えたイベント当日です。

Q-PASS では、QRコードリーダーや受付PCのレンタルをご利用いただいた場合、
レンタルPCには Q-ENTRY をインストールした状態でご指定の配送先へお送りしております。

合わせて、当日の準備にお手間がかからないよう、システムへのログイン情報を弊社でQRコード化させた用紙を同梱し、多くの機器のログインの手間を省けるような事前準備を行っております。（システム管理者派遣オプションを併用の場合はシステム管理者が当日お客様のイベント会場にてセットアップを行います）

セットアップの準備が完了したら、続々と来場される参加者の方々にはスマホでQRコードを表示していただき、
それをスタッフがQRコードリーダーで読み込んで入場管理を行っていきます。

その際、PCで確認できる管理画面の Q-BUSINESS では事前に設定しておいた色分け機能によって入場者の区分がわかりやすい形で表示されるようになっているため、資料やパンフレットのお渡し漏れを防ぎつつ、スムーズな受付を実現できます。もちろん、入場者の数もリアルタイムで確認することが可能です。

入場した参加者はそれぞれ気になった商品のブースへ足を運び、リアルイベントならではの試食やアンケートへの回答を行っていきます。
イベント内で参加者がどんな行動をとっているのかは通常見えにくいものですが、Q-PASS の【アクションポイント機能】を使っているため、事前に設定を行えばそれぞれの参加者がどんな行動をとっているか 行動履歴 の形で確認することができます。

Q-PASSを利用した結果

オフラインイベントに強みを持つイベント管理システムの Q-PASS を利用したことで、最終的には下記のようなことが実現できました。

・絞り込み一斉送信メールによるリマインド作業の効率化
・QRコードと色分け機能によるスムーズでトラブルのないイベント受付
・複数商品に関する個別アンケートでの市場調査
・行動履歴に基づく重要顧客のあぶり出し・リスト化
・今回のイベントに対する参加者のフィードバック

まとめ

今回は　来場者5,000名規模の食品メーカーの展示会開催　についてご紹介いたしました。
Q-PASS では上記の例のようにオプションを組み合わせて活用することで、来場者の区分けや商品に関する感想を効率よく収集し、貴社のリアルイベント開催をサポートさせていただいております。
他にも当日のシステム管理者派遣や設定代行といったサポートオプションも充実しておりますので、安心のイベント運営を実現できます。

Q-PASS をご利用いただいたお客様からは、
「申込フォームの自由度が高く色々な情報が取れた」
「来場した時点でお客様の種類がわかり、受付対応がラクになった」
「オプションが多彩で自由に組み合わせられるので無駄な機能のお金を使わなくてよい」
といったお褒めの言葉をいただいております。

また、オンラインイベントの開催機能も備えておりますので、動画配信イベントやオフラインイベントと同時開催のハイブリッドイベントにも対応可能です。
貴社の展示会・イベントの企画の際にはぜひ、QRコード受付の来場管理システムの Q-PASS をご利用ください！

申し込みフォーム、受付システムでお困りの際はぜひ Q-PASS をご検討ください！
「いくらくらいかかるの？」 や 「このアイデアって実現できる？」 といったご質問は
下記 『お問い合わせ』 まで、お気軽にご相談ください！

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