2023/09/27

【成功事例】～ＢtoＢメーカーによる取引先1,000名を集めた自社商品展示会～

【Q-PASS成功事例】

こんにちは。イベント来場管理システムQ-PASS のマーケティング担当安田です。
今回は 【Q-PASS成功事例】～ＢtoＢメーカーによる取引先1,000名を集めた自社商品展示会～ のコラムです。
オフラインイベントに強みを持っているQ－PＡＳＳでは、ＢtoBメーカー様より自社商品の展示会開催のご依頼を頂くことがよくあります。
実際に商品を見ていただき、そのまま商談に移ることもできるため非常に効率がいいのがオフラインでの商品発表会や展示会の特徴ですが、今回は 『1,000名規模で開催する展示会にQ-PASSを導入するとしたら、どんな設定が必要になるのか？』
申し込みフォームでよく取得する申込者情報の内容や、展示会を成功させるために選択すべきオプションも併せてご紹介します！
ぜひ最後までご覧ください！！

【目次】

１. イベント実施要項
２. 基本設計と使用オプション
３. 申し込みフォームの作成
4. 来場者アンケートの設計
５. Q-PASSを利用した結果
6. まとめ

イベント実施要項

今回、開催する展示会の実施要項は以下の通りです。

展示会実施要項

目的：下半期にリリース予定の商品を取引先の方に触れていただき、商談の機会を作るオフラインイベント

入退場管理に関する予算：約60万円

招待者：取引企業の担当者等1,000名以内

会場：東京の貸しホール

開催時期：1カ月後の週末２日間

入退場形態：総合受付1つ　出口1つ

営業担当からの要望：
① 展示会の中でお得意様のアテンドが必要になってくるため、あまり人員を受付に割くことができない。
② お得意様の来場に合わせて担当営業を展示会の入り口に配置したい。
③ 新商品カタログの印刷が間に合っていないので、データでいいから展示会の来場者に渡したい。
④ メディアの方には専用のパンフレットと営業の名刺を渡したい

製品企画部からの要望：
① 実際に製品を触ったお客さんに来場者アンケートで感想を聞き取り、回答者のデータと併せて集計したい

イベント担当の要望：
① 不慣れなので展示会当日のトラブルだけは避けたい。

それでは、このご要望に対して Q-PASS でどんなサービスをご提供できるかをご紹介いたします！

基本設定と使用オプション

Q-PASSでは基本のQRコードを使った来場管理システムと管理者派遣や機器レンタル、アンケート機能などの各種オプションをご用意しておりますので、貴社のイベント・展示会に必要な分だけをご予算に合わせて組み合わせてご利用いただくことが可能です。
オフラインイベントの効率化に基本機能と各種オプションをお役立てください！

【基本設定】

◆　１セッション　＆　申し込み者最大1,000人

▲POINT▲
セッションとは申込者を管理するデータベースの単位です。
Q-PASSは「１つのイベントという箱に対して複数のセッションを入れ込む」という設計になっています。例えば『一か月間の中で毎週末イベントを行う』といった企画であれば『一か月イベント』というイベントの中に『一週目セッション』　『二週目セッション』... といった形でセッションを設定していきます。
今回のように２日で開催する場合、
Ｄａｙ１とＤａｙ２で来場者のデータベースを分ける必要がある場合は２セッション
Ｄａｙ１とＤａｙ２で来場者のデータベースを分ける必要がない場合は１セッション
でお申し込み頂けます。

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【使用オプション】

◆　QRコードリーダー＆ノートPC貸出
・・・受付で来場者が表示したQRコードを読み込むためのQRコードリーダーを貸し出すオプションです。このオプションをご利用いただければ、お客様がイベントや展示会のために個別に受付用の機材を手配する必要がなくQRコード受付を行うことができます。

◆　アンケート設定
・・・イベントに合わせたアンケートを作成できるオプションです。下記、Q-MOBILEと併せてご利用いただくことで、商品を見た来場者にその場でQRコードを読み込んでアンケートに答えてもらうことでき、アンケートの回答内容と来場者情報を紐づけてデータベース化することができます。回答の入力形式は「テキストエリア(自由回答)」、「プルダウン回答(単一回答)」、「ラジオボタン（単一回答）」、「チェックボックス（複数回答）」からお選びいただけます。

◆　Q-mobile
・・・イベント内の営業担当がイベントの状況を把握できるモバイルアプリを使うためのイベント管理オプションです。モバイルアプリなので、ご利用者様の業務用電話などにダウンロードしてお使い頂く形式となっております。現在の来場者人数を把握したり、事前に設定した特定来場者の入場通知※を受け取ったり、来場者のQRコードを読み込んでアンケートを表示したりすることができます。イベント自体の入場受付やセミナーの受付も可能です。
※特定来場者の通知はQ-mobileオプションを使わなくても事前に設定したメールアドレス宛にメールで受け取ることもできます。

◆　システム管理者派遣
・・・イベント当日の来場者受付のバックアップ要員としてQ-PASSのシステム管理者を会場へ派遣するオプション。システムの操作や当日のトラブル対応に不安があっても安心です。

◆　資料ダウンロード
・・・申込者のマイページで資料をダウンロードできるようになるオプションです。商品のカタログやセミナー資料などを申込者自身がダウンロードすることができます。もちろんダウンロード履歴を来場者のデータベースに紐づけることも可能です。申込者向けのマイページは任意の設定期間でアクセスの制限が可能です。

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申し込みフォームの作成

申し込みフォームをうまく活用することで、来場者の方の参加要望だけでなく、その後の営業活動に必要なデータを集めることができます。
今回のような自社商品展示会でよく使われる申込フォームの設問は以下のような内容です。

▼デフォルト項目
・氏名
・会社名
・部署名
・役職
・メールアドレス
・パスワード （マイページへのアクセス用）

▼オリジナル項目
・業種
　∟メーカー / サプライヤー / 販売・卸 / プレス・メディア / 他
・参加理由
　∟気になる特定商品があるため / 情報収集のため
・担当の営業者名
　∟自由記述方式

業種⇒
Q-PASSに備わる色分け機能を使用するために収集する情報です。
色分け機能により「メーカーは青」、「プレス・メディアは赤」などと事前に設定しておくことで、入場時のQRコード受付で来場者のお名前や会社名などと同時に色が表示され、入り口で渡す資料や対応者を変更することができるようになります。
この色分け機能は基本機能の一部として無料でご利用いただけます。

参加理由⇒
来場者の期待値を事前に測ることができます。気になる商品を事前に聞き取っておけば、営業担当者が商談に入る際もスムーズです。まだ、確度の高いお客様としてマーケティング活動に活かすデータとして見ることもできます。

担当の営業者名⇒
展示会後に各担当者がどのくらいのお客様の来場を促せたかを測るための指標として設定いただくことがあります。

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申込フォームでは、別途有料オプションにて聞き取り項目以外にもフォームのデザイン自体を自由に変更することも可能です。
企業様のブランドイメージを保ったまま、来場者様に申し込みフォームを送ることができますので、お気軽にご相談ください。

来場者アンケート

続いて、製品企画部より要望のあった展示会内でのアンケート取得について考えていきましょう。

Q-PASSでのアンケートは通常の仕様だと申込者のマイページ上で行う、もしくはメールにて行う形となりますが、『Q-MOBILE』をご利用であれば『Q-MOBILE』の入った端末で来場者のQRコードを読み込むことで『Q-MOBILE』端末にてアンケートに回答していただくことができるようになります。
アンケートの回答データはあらかじめ取得してある申込時情報と紐づけがされるため、氏名や会社名の回答を省いて最初から本題に入ることができ、回答者の負担を軽減させることができます。

Q.この商品を使うとしたらどんな業務で使いたいと思いましたか？

Q.現在の業務でお困りのことを教えてください

といった製品開発アンケートやサービスに関するアンケートとして使ったり、

Q.本日の展示会はいかがでしたか？

Q.次回の参加意向をお聞かせください

といった満足度アンケートとして使ったりもできます。
今回は出口でアンケートを実施し、回答いただい方にはその場でノベルティをお渡しする体制にするようです。
先述の通り、アンケート回答は申込時の情報や来場時の情報に紐づけて確認することができるので、取得した情報はその後のマーケティング活動に活かすことができます。

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Q-PASSを利用した結果

十分な数の申込者が集まり、２日間の展示会はトラブルなく無事に開催されました。
事前に設定していた展示会のKPIであった商談数もクリアし、社内でも社外でも上々の評判で大成功といえる結果となったようです。

◆展示会前日

はじめてのQ-PASS利用でしたが、オプションで『システム管理者派遣』を選択していたので Q-PASSの管理者がセットアップをすべて行い、
担当者は展示会の内装や最終チェックに時間を割くことができ、万全の状態を作ることができました。
また、『資料ダウンロード機能』で マイページに新商品の製品カタログをダウンロード可能な状態 にしていたことで、
"展示会より前にあらかじめ資料をダウンロードした＝かなり確度の高いお客様" というのを発見することもでき、
営業担当と事前にすり合わせて当日のアテンド体制を組みなおすこともできたようです。
リマインドメールの一斉送信 も可能なので、1週間前と前日に分けて実施して申込者の取りこぼしが出ないように対策を打つこともできました。
メールはテンプレート機能を備えていますので、送信先の1人1人に合わせた氏名や会社名などを使って一斉送信メールを作成することができます。
申込情報によって送信対象の絞り込みをかけることも可能ですので、業種に合わせた文言を使い分けることもできます。

◆展示会当日

当日も『システム管理者派遣』により、システムのバックアップ要員がシステムの最終チェックを開始。ＱＲコードを読み取るためのＱＲコードリーダーの接続も完了しました。
受付で確認できる管理画面のQ-BUSINESSでは現時点でのリアルタイムな入場者数を把握することができますが、
今回は出口でのQRコード読み取りも設置しているため、展示会内の滞在人数も把握することができます。
展示会の中でアテンドに当たる営業担当者も業務用スマートフォンに『Q-MOBILE』をインストールし、担当のお客様が来場した際に通知を受け取ったり、
展示会内で来場者のＱＲを読み込んでアンケートに答えてもらうといった体制も万全です。
『Q-MOBILE』は管理画面であるQ-BUSINESSの機能も一部備えており、現在の入場者数や滞在者数も展示会の中にいながらリアルタイムで把握することができます。
業種情報に紐づけした色分け機能で、来場者の方のQRコードを読み込んだ時にその来場者がどんな業種の方なのかが受付担当でもすぐにわかるようになっていたので、
各業種に合わせたカタログやパンフレットをお渡しすることができました。

◆展示会後

展示会が終わった後はアフターフォローが大切です。
まずは一斉送信機能を使ってサンクスメールを作成し、資料ダウンロードのURLを記載して来場した方に送信しました。
マイページ資料ダウンロード機能を利用しているので参加者用のマイページでも個別に資料をダウンロードすることができますが、メールでもプッシュしておくとよいでしょう。
（資料ダウンロードは公開範囲の指定も可能なので、例えば特定のセミナーに参加した人だけに公開する資料などといった設定も実現できます）
その後、フォローとしてインサイドセールスが来場してくれたお客様へ電話を掛けますが、ここでもQ-PASSが役に立ちます。
申込フォームで収集した気になる商品の情報と、展示会の中で取得したアンケート情報、マイページでの資料ダウンロード情報をもとに、
確度の高いお客様、いわゆる 『ホットリード』 に絞ってアプローチをかけることができます。
収集したデータはＣＳＶファイルで出力が可能なので、それをそのままMAツールに落とし込み 『コールドリード』 のお客様にはメールを送信するといった個別の対応が可能です。
ＣＳＶファイルは管理画面のアカウント発効後6か月間以内であればいつでも好きなタイミングで好きな回数発行することができます。ぜひ貴社のマーケティング活動にお役立てください。