【よくあるご質問にお答えします！】～ イベント総合EXPO にて頂いた来場管理に関する Q＆A編～

Q-PASSでは日々多くのお客様よりQRコードを使用した来場管理についてのお問合わせをいただいております。
今回はその中から、先日行われたイベント「第10回イベント総合EXPO」にてお寄せいただいたご質問についてご回答させて頂きます。

目次

Q1 周年記念行事などの社内イベントを行いたい場合も活用できるのか、導入事例もあわせてお聞きしたいです。
Q2 有料イベントを実施したいのですが、決済方法や領収書・請求書発行について教えてください。
Q3 Q-PASSの特徴や他の来場管理・QRコード受付システムに無いような強みはありますか。
Q4 ノートパソコンやQRコードリーダーのレンタルやイベント現場での立会は可能ですか。
Q5 招待状の発送や問い合わせ事務局などの周辺業務について教えてください。

Q1.周年記念行事などの社内イベントを行いたい場合も活用できるのか、導入事例もあわせてお聞きしたいです。

A.
Q-PASSは展示会やセミナーだけでなく、周年記念行事などの社内イベント や 表彰式 などでも多数ご利用いただいております。
社内イベント用の申し込みフォームを作成し、部署名や参加希望、イベント内でレクリエーションなどがあれば事前に必要事項の質問項目を入れ込んで、URLを社内メールで配信するだけでＯＫ！
幹事の方の負担をグッと減らすことができます。
他にも、食事が出るのであればアレルギー情報を事前に取りまとめたり、オリジナル表彰のための投票を集めたりすることもQ-PASS内で完結できます！
申し込みフォームへのアクセス自体もパスワード設定することで制限することができるので、万が一申し込みフォームのURLが外部に流出した際でも安心です。
他にも オープンキャンパス や 学園祭 など、学校関係でのご利用も多数いただいており、
開催規模も、イベントホールや集会場など での 数10人規模 から、 幕張メッセや東京ビッグサイトなど での 数万人規模 までご利用いただけます。

Q2.有料イベントを実施したいのですが、決済方法や領収書・請求書発行について教えてください。

Ａ．
Q-PASS を使えば 有料イベントの管理 も確実で簡単に実行できます。
Q-PASS では決済方法を 「クレジットカード決済」 または 「銀行振り込み」 の２パターンでご用意しておりますので、幅広いお客様への対応が可能です。
（対応クレジットカード： VISA / Master Card / JCB / American Express / Diners Club）
また、請求書や領収書 をあらかじめ設定しておけば、申し込み者様のマイページよりダウンロードしていただけます。
併せて、確実な入金管理のために、管理者の画面で請求書発行に対しての 入金消し込み作業 も行えます。
さらにオプション機能として プロモーションコード を利用することも可能ですので、
イベント参加への動機づけとしてご活用いただけるかと思います。

Q3.Q-PASSの特徴や他の来場管理・QRコード受付システムに無いような強みはありますか。

Ａ.
Q-PASSの特徴は大きく３つ
① 20年以上の運用実績で裏打ちされた、システムの安定感と担当者のきめ細かなフォロー体制
② 自社開発だからこそ生まれる、柔軟なカスタマイズの幅
③ リアルイベントの現場で利用できる機能が多い
となっております。

Q-PASSは リアルイベントの現場 で強みを発揮します。
オプションでシステム管理者の派遣を行っておりますので
当日のシステムセットアップを任せて安心！イベント運営に注力することができ、
万が一のイベント中のトラブルにも迅速に対応が可能です。
また、大きな特徴として リアルイベントの現場で使える機能 が豊富にそろっている点も挙げられます。
特定の来場者が来た際には受付で特別な表示を出しつつ営業担当者に通知を飛ばしたり、
入口と出口でQRコードを読み込むことで現在のイベントの滞留人数をリアルタイムで確認したり、
ブースやセミナーに参加した来場者にポイント付与機能を使ってイベント内でのアクションを可視化したりすることができます。
リアルイベントだとどうしても「中でどんなことが起きているのか？」を把握するのが難しいですが
Q-PASSであれば担当者がリアルタイムでイベントの状況を把握することができるようになっています。

実際に、ご利用いただいたお客様より以下のようなご感想を頂いております。
・ イベント規模の大小に関わらずどんなイベントでも導入できる
・ 使いたい機能だけをオプションで追加できるので無駄がない
・ 管理画面や申し込みフォームといったインターフェイスがわかりやすい
・ イベント現場でのサポート体制が万全で対応が早かった
・ 各ブースで来場者のQRコードを読み込んで、イベント内での行動を把握することができるようになった
・ 特定の来場者が入場したときに通知が飛んできて気付くことができた

Q-PASSなら お客様の求めるイベントを万全の態勢で実施 することが可能です。

Q4.ノートパソコンやQRコードリーダーのレンタルやイベント現場でのサポートは可能ですか。

A.
イベント当日の QRコード機器のレンタルも行っております。
レンタル機器は管理画面を表示するためのノートパソコンと、ガンタイプのQRコードリーダーを用意しておりますので、
個別にご手配を頂く必要はございません。（来場者の方ご自身が非接触で読み込みのできる置き型タイプもご用意しております）
また、当日のシステム管理者の派遣も行っており、レンタル機器のセッティングも可能ですので、
受付システム導入時の混乱や、来場受付時にトラブルが起こった際にもご安心いただけます。
システム導入から当日の運用までまとめてお任せください。

Q5.招待状の発送や問い合わせ事務局などの周辺業務について教えてください。

A.
Q-PASS運営元のコプロシステムでは、発送代行やキャンペーン事務局の運営を長年培ってきたノウハウでご提供しております。
イベント開催に付随したコールセンターや招待状の発送業務もトータルでサポートいたします。
そのほか、イベント特設Webサイトの作成や申し込みフォームや招待状のデザインも承っております。

今回はよくあるご質問の中から一部を回答とともにご紹介いたしました。
「まだ企画が全然固まっていない」 「部署単位ではなく、担当者単位の話しかできない」 等の状態でも構いません ！
アイデアベースでも結構ですので、ご質問や不明点があれば以下の 『お問い合わせ』 までお気軽にご連絡ください！
『QRコードでの来場管理ならQ-PASS』