【コラム】展示会から商談に繋げる！お礼メールのポイントと書き方の例

　展示会を開催・展示会に出展する場合、実施して終わりではなく、展示会で集めたリードをしっかりと商談に繋げることが重要です。展示会の中で確度の高いお客様と直接商談・アポの話になればよいですが、なかなかそううまくも行かないところ...

　そうでなければ、まず「お礼メール」を送るところから関係性を作り上げていくことになります。

　そこで今回は効果的な展示会お礼メールを作成するためのポイントをまずご説明し、そのあとに主催者・出展社の２つの立場で例文と合わせてご紹介します。展示会をお考えの方はぜひ展示会後まで見据えての準備を進めてみてはいかがでしょうか？

展示会のあとに送るべきお礼メールとは？

　まずは展示会の後に送るお礼メールとはなぜ送るのか？というところから定義していきます。展示会後のお礼メールには３つの意味を持たせる必要があり、『自社名・商品名・ブランド名の認知度を上げる』『商品の価値・機能を理解してもらう』『アポを獲得する』この３つを目的とします。

　また、メールを構成する要素も事前に整理しておきます。メールを構成するものは『送信者名』『件名』『本文（宛名・送信者名・挨拶・本文・まとめ・署名）』『CTA』の４つです。CTAとは "Call To Action"の略で、サイトへの遷移や問合せフォームへ誘導するための、アクションを起こさせるためのボタンやテキストリンクのことを指します。

　ここからはこの３つの目的に合わせて、メールのどの構成要素をどのように工夫するかご紹介していきます。

自社名・商品名・ブランド名の認知度を上げる

　まずは『自社名・商品名・ブランド名の認知度を上げる』という部分です。展示会に来て連絡先を交換してくれたという人は少なくとも一度は自社名や商品名を認知しているはず。少しでも記憶に残っているうちにもう一度その名前と接触させることが重要です。ここでの注意点としては、必ず展示会でアピールしていた名前と接触させるということです。

　例えば、展示会ではブランド名で大きくアピールをしていたのにメールでは自社名を使ってしまったりすると記憶が結びつきません。必ず展示会で最もアピールしていた表記をメールにも使うようにしましょう。

　工夫する構成要素としては『送信者』と『件名』の２つです。基本的にビジネスメールは受信者と関連性の高い内容でも30%程度鹿開封されません。特に、展示会の後は（自社主催の展示会であれば別ですが）他社からのお礼メールも多く届くタイミング。

例え開いて中を見られなくても『送信者名』と『件名』はメーラーの一覧で目に入ります。この２つはしっかりと企業名やブランド名を最初に出してアピールしましょう。（小技ですが、メールの件名に用いる【】（すみつきかっこ）は特に目を引きます。企業名やブランド名を囲ってあげるとよいでしょう。）

　認知度をしっかりと上げておくことで、今は特に必要がなくても、いざ必要となったときに一番に思い出してもらえる"第一想起"を獲得することができます。競合他社が多くいる領域での第一想起を獲得するためには、少しひねった印象（対象を限定する、一部分に特化した強みを持たせる、使用場面を限らせる、など）を与えることが大切です。

直接的な売り上げには結びつきませんが認知度の獲得も今後のビジネスにとっては避けて通れない課題の一つです。

商品の価値・機能を理解してもらう

　続いてが本題、『商品の価値・機能を理解してもらう』という目的です。せっかく自社商品に興味を持ってもらった人にはしっかりとその商品の持つ魅力をお伝えしていきたいところ。いま抱えている課題の解決に自社商品がマッチしているとわかっていない人に、「お客様のその課題を解決できるのが自社の商品です！」と教えてあげるイメージです。

　ここは『本文』を充実させて教えてあげましょう。とはいえ、そこまで温度感の高くないお客様に向けたお礼メールですので、長文で自社商品の説明を書いていくのは全部読まれる可能性が低いです。

　まずはしっかりと展示会で会話したことに対するお礼を伝え、自社商品の特徴や他社との違い、解決できる課題を２，３個フックとして記述します。少しでも気になるところがあればすぐに資料請求やサイトの該当ページに飛べるように、メールの構成を工夫して上げましょう。

　もしもホワイトペーパーやコラムといったオウンドメディアをお持ちの場合は、それらに飛ぶリンクをおいておくことも一つの方法です。自社がどんな部分で強く、豊富な知識を持っているかをアピールすることで、商品の価値や機能も徐々に伝わっていくでしょう。

アポを獲得する

　さきほども書いた通り、お礼メールをお送りする方は基本的に温度感が高くない場合が多いです。一斉送信するようなお礼メールから直接アポや商談につながるというのはなかなか難しいということを意識しておきましょう。まずはしっかりと商品の価値を伝えたうえで、温度感の高い人を逃さないような仕掛けを作っておくことが目的となります。

　そのうえで工夫するべきは『CTA』の部分です。商談調整ツールなどを使っている場合はそのURLを設置し、スムーズに担当者とのアポが組めるようにしておきましょう。商談調整ツールがない場合は問合せフォームへの導線を作っておくようになります。

　「お問い合わせはこちら」だけでなく、「商品に関するご相談は遷移するフォームよりご記入ください。担当者よりメールにてご連絡いたします。」といった「このボタンを押すとどこに行くのか？」「このボタンを押した後に何をすればいいのか？」まで書いておくと心理的ハードルを下げることができます。

展示会メールの書き方例

　ここまで、お礼メールで意識するべきポイントと、工夫する構成要素をご紹介してきました。ここからはトータルでどんな書き方をすればいいのか？例をご紹介いたします。

　連絡先交換者に向けて一斉送信する前提の文章となりますので、お客様の温度感に合わせて配信内容を変える場合は上記のポイントを確認しながら作成してみるとよいでしょう。また、内容は自社主催の場合と出展の場合で少し変わってきますので、実施内容に合わせてご参考ください。

主催者の場合

出展者側

どのタイミングで送る？

　お礼メールの内容ができたら、どのタイミングで送るかが問題です。基本的には速いほうがよいですが、速い中でもタイミングが重要です。埋もれないかつ読まれる時間帯に送る必要があります。

　まずは曜日についてです。ビジネスメールは土日は読まれませんので、仮に展示会が休日に実施された場合はその次の月曜日に配信するのがよいでしょう。翌日が平日の場合は翌日に送るのがよいでしょう。

　続いて時間ですが、展示会は基本的に夕方ごろまでやっている場合が多いので、終わったタイミングで送ると夕方～夜になってしまいます。このタイミングだと翌日には埋もれてしまっている可能性が高いです。ベストは翌平日の午前中、もしくは昼休み明けが良いでしょう。開かないまでも、メールチェックのタイミングで送信者名や件名を使って自社名や商品名を接触させましょう。

さいごに

　以上、お礼メールの書き方についてでした。メールの文面を作ってリストを作成して送信するというのは非常に時間のかかる作業です。特に展示会後は撤収作業や移動時間などもあり、なかなかまとまった時間が取れないところ。

　そんなときはリストに対して素早く一斉送信メールの送れる、イベント来場者管理システムのQ-PASSをご利用してみてはいかがでしょうか？

　イベント来場管理システムのQ-PASSでは展示会への申込フォームを作成可能。受付でQRコードを使った入場処理を行うことで、自動で来場者リストを生成することができます。ブースチェックイン機能やセミナー申込機能も備えているので、温度感の高いお客様も一目瞭然。その方だけを抽出して温度の高いホットリードのリストを出力することもできます。

　もちろんメールの一斉送信機能も備えておりますので、メールの文面だけ予め作っておけば、展示会後でもすぐに送信が可能です。

　具体的な内容が決まっていなくても、とりあえず資料請求するだけでもOK！展示会をお考えのお客様はぜひ一度ご相談ください、Q-PASSについての詳しい資料や無料のご相談は下記の赤いボタンより遷移する問い合わせフォームよりご記入ください！