【コラム】もうお客様を待たせない！イベント受付システムで入場をスムーズに！

　大規模な展示会、全国から関係者の集まる学会・セミナー、小規模の社内行事まで、大小様々なイベントを開催するうえで絶対に必要なのが受付。一般の参加者にとってもですが、特に大事な来賓のお客様などはこの受付でお待たせしてしまうとせっかく開いたイベントもイマイチな気分で始まってしまいます。

　とはいえ、紙で出欠をチェックしたり、来場者に合わせてお渡しするものを変えたりすると、どうしても詰まってしまいがち...

　そこで今回はそんな受付のお困りごとを解決する『イベント受付システム』について、20年以上の運用実績を持つQ-PASSの内容を交えつつ、一般的な機能をご紹介していきます！

・『イベント受付システム』って何ができるの？
・『イベント受付システム』を導入すすにはどうすればいいか？
・『イベント受付システム』で受付の対応はどうなるの？

そんな疑問を解決していきますのでぜひ参考にしてください。

イベント受付システムとは？

　『イベント受付システム』とは、イベントの前中後の面倒な作業をデジタルで完結させ、作業負担を大きく軽減するイベントのDXツールです。一般的に、イベントへの参加申し込みフォームの作成・イベント当日のQRコード受付・来場者データのリスト出力の機能を備えており、誰でも簡単に使うことができます。

　かかる費用はシステムによって大きく変わりますが、コプロシステムの提供するイベント受付管理システムのQ-PASSでは【来場人数】と【セッション数】の２つの要素の掛け合わせで上記３つの機能が使える基本料金を決定しています。

　そのほかに、以下のようなオプションをご用意しており、必要な分を必要なだけ選択することができるサービス形態なので、「いらない機能が多いのにパッケージ料金で費用の無駄が多い...」といったお悩みも解消します。

・イベント当日のシステム管理者を派遣して安心の受付運営をサポートする「システム管理者派遣」
・受付でQRコードを読み取る機械を個別にご手配いただかなくてもOKな「受付周辺機器の機材レンタル」
・事前の申し込みがない当日飛び込みのお客様にも受付で対応できる「空QRコード発行機能」
・受付で申込時に取得した来場者の会社名やお名前、所属などを印刷できる「ラベルプリンター出力」

　他にも100人規模から3万人規模まで、様々な規模・目的のイベントで使えるオプションを豊富に取り揃えております。また、自社の開発体制も万全なのでお客様の「こんな機能はある？」「こういうことを実現したいんだけど？」といったご要望にも柔軟に対応いたします！イベントを開催の際はぜひQ-PASSをご検討ください！

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イベント受付システムが持つ基本的な機能

それではここからは先述した３つの基本的な機能についてご紹介させていただきます。

イベントへの参加申し込みフォームの作成

　まずはイベント開催前に使える機能、「参加申し込みフォームの作成」です。イベントを開催しようと思っても、それをGoogleフォームなどで作ってメールに添付して集まった項目を整理して来場者リストを作って管理して...となかなか大変な作業。この面倒な申込フォームの作成と来場者リストの作成をまとめて管理してしまえるのが『イベント受付システム』の特徴です。

　申込フォームはノーコードでマウス操作のみの完結。氏名や連絡先などをはじめとして、お好きな項目と選択肢を作って申込時の取得項目を設定することができます。BtoBのイベントであれば気になる競合他社の参加も、Q-PASSならIPアドレスによるアクセス制限をかけることもできるので安心です。

　来場者リストの管理も簡単です。申込フォームで取得した項目を一覧で表示し、名前での検索や条件での絞り込みで特定の申込者を探すことも可能。どんな人がどのくらい申し込んでいるのかが一目でわかります。Q-PASSなら一斉メール送信機能や有料イベントの決済機能も備えているので、イベントの事前告知リマインドを行ったり、入金がまだの方へ確認のメールを配信したりすることも可能です。「あれ？あの人の申込ってもう来ている？」や「今の申込進捗はどのくらい？」といった疑問を明確な数字ですぐに解消することができます。

　また、キャンペーンサイトを使用する場合は、その一部として申込フォームページをご提供することも可能です。オリジナルドメインオプションやフォームデザインの変更をご利用いただくことで、申込ページ自体もキャンペーンの雰囲気に合わせて柔軟に変えることができます。

イベント当日のQRコード受付

　『イベント受付システム』が最も効果を発揮するのが当日の受付業務においてです。これまで、紙やExcelで行っていた来場者のチェックを、QRコードの読み取りだけですべて完結します。参加申込フォームに入力したユーザーには事前に自動で来場者用のQRコードを配信し、それを受付で読み取るような形で運用します。

　よくご利用いただいているのが「特定申込者の来場通知機能」と「特定申込者の色分け機能」の２つ。

・「特定申込者の来場通知機能」は申し込まれた特定のユーザーを事前に登録しておくことで、設定したメールアドレスに来場時の通知メールを自動送信することができるオプションです。大事なお客様の来場時に営業担当がアテンドしたいという要望はよくありますが、お待たせしないために受付に並んで待つという体制だと受付のスペースをひっ迫して一般のお客様の導線に悪影響が出る可能性も。そんなときにこのオプションをご利用いただければ、受付近くの控室に待機していればメールで通知が来てスムーズにアテンドすることができます。

・「特定申込者の色分け機能」は受付時に対応を変える時に必要な機能です。例えば、展示会などで一般来場者とプレスと関係企業で渡す資料を変えたい、という場面で効果を発揮します。申込時に登録された来場者の属性に合わせてQRコード読み込み時の画面を変更。受付担当者がスムーズに個別対応を行うことができます。

　QRで読み取った来場者は管理画面で確認することが可能。来場者個人であれば、何時に入場したか？何時に退場したのか？※を確認することができます。イベント全体でもどんな属性の来場者がどのくらい入場しているのか？が一目で確認することができます。

※退場時にもQRコードを読み取ることで取得可能です。

来場者のリスト出力

　『イベント受付システム』が持つ基本機能の最後は来場者のリスト出力機能です。「イベント来場者に対してお礼メールを送りたい」「展示会に来てくれた人にフォロー営業をしたい」といった場合も、来場者を一覧にしてCSVリストで出力することができるので精査する時間を省いてすぐに行動に移すことができます。営業フォローの速さは重要な要素、来場者のリスト作成の手間を削減して気持ちが熱いうちに接触していきましょう。

　先述の通り、Q-PASSでは一斉メール送信機能もあります。申込者の内の来場者に絞りこんでメールを配信したり、申込時の情報に合わせて絞り込んで個別のメールを配信するのもよいでしょう。メールには自動でそれぞれの人の名前や会社名を入力する文字設定をして配信することもできるので、より効果の高いお礼メールを制作することができます。

関連記事＞＞　展示会におけるお礼メールの書き方例

イベント受付システム導入で受付はどう変わる？

　『イベント受付システム』を導入することで、イベントの稼働を大きく減らしつつ、受付の負担・来場者の満足度を大きく向上させることができます。これまでご紹介した受付作業におけるメリットを含めてまとめると以下の通りです。

・QRコードを読み込むだけなので、誰でも簡単に受付業務ができる
・予定来場人数が多くなければスマホ一台でも受付可能※
・大事なお客様の来場時にいちいち営業担当者に連絡する必要がなくなる
（営業担当はいつ自分のお客様が来るか受付の場所に待機しておく必要がない）
・来場者がどんな属性の人か一目でわかるので、資料配布やご案内などの対応の変化をさせやすい
・いま現在何人の人が来場しているのか一目でわかるようになる

※Q-MOBILEオプションをご利用いただいた場合

『イベント受付システム』ご利用までの流れ

　そんな便利な『イベント受付システム』ですが、ご利用までのフローをコプロシステムでご提供しているQ-PASSの場合でご紹介いたします。

１・まずはイベントの概要をヒアリングさせていただきます。
イベントの目的/来場想定人数/開催日数/イベントの開催回数/参加費の有無...などのイベントの情報

２・必要がありそうなオプションをご案内させていただき、お見積を作成。問題がなければご契約となります。

３・管理画面へのログインIDを発行いたしますので、その管理画面で申込フォームを作成していくという流れになります。
（各種設定の代行もオプションとしてご用意しておりますので、申込受付まであまり時間がない、設定に不安がある、といった場合はぜひご活用ください。）

４・申し込み開始日になったら申込フォームがオープンとなります。申込フォームに申し込みが集まれば自動でリストとして形成され、自由に管理やコミュニケーションを取ることができるようになります。申込者には自動で入場用のQRコード付き来場証が発行されるので、個別の対応は不要となります。

　イベントの質や設定の内容にもよりますが、Q-PASSではご契約から最短３日で申込フォームのオープンが可能です。イベント開催までのお時間に余裕がないという方はぜひQ-PASSのご利用をご検討ください。

最短3日で申し込みフォーム開設OK！！
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さいごに

　以上、『イベント受付システム』で使える基本的な機能と受付対応の変化のご紹介でした。イベントの開催は会場の手配や装飾、配布資料の作成、当日人員の調整や配置、旅費の申請や労務管理など前後でやることがたくさんあります。『イベント受付システム』の導入で面倒な作業はDX化して、必要な部分にリソースを割ける体制で満足度の高いイベント開催を実現してみませんか？

　詳しい機能の詳細や資料の請求、こんなイベントはできる？といったご相談は下の赤いボタンから遷移する【お問い合わせフォーム】でご相談ください！