長期間・複数会場での保護者説明会を開催しても、混乱せずに運営できたワケ

イベント開催の目的：　　　　　保護者向けの教育懇談会
イベントを開催した会場：　　　大学のキャンパス
イベントへの来場人数：　　　　約1,000名
イベントの実施期間：　　　　　約４か月間
イベントの実施形態：　　　　　オフラインのみ
イベントへの参加者：　　　　　大学生徒の保護者

イベントの概要

大学が主催する保護者懇親会。保護者の方は懇親会が開かれる５つの会場から任意の場所を選び、あらかじめ設定された面談枠から好きな時間帯を選んで面談に参加する形式のイベントの開催にて、申込/来場者の管理でQ-PASSをご利用いただきました。

お客様の課題・お悩み

• 4か月間継続で５つの会場で開催したい
• 申込や面談予約に対する問い合わせに対応できない
• スムーズな案内のために、事前予約された面談設定を受付担当がわかるように表示したい
• 面談での相談内容を事前にヒアリングしたい

Q-PASSが提案した内容・成果

会場ごとにデータベースを構築し、申込者が混ざらないように管理しました

　在学生の保護者に対して懇談会を行うので、全国の様々な会場で開催したいというご要望。
開催期間中は申込フォームを開いた状態にすることで、4カ月間いつでも申込ができるように設定。各会場ごとの申込を一つのデータベースに統合して管理することで、混乱なく申し込みを捌くことができました。

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問合せ用のフォームをマイページに設置し、スムーズな対応を実現しました

　かなりの人数の保護者の方が参加されるので、学校としての対応もきちんとしたいというご要望。
カンタンに申し込みができるように申し込み時に発行されるマイページにお問い合わせフォームを内蔵。届いた問い合わせには弊社のオペレーションセンターが対応し、個人情報を含む申込内容の変更やキャンセルを即時システムに反映していきました。

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スムーズな案内のために、事前予約された面談設定を受付担当がわかるように表示したい

　会場で受付をする担当者が説明会の教室をすぐに案内できるようにしたいというご要望。受付時に管理画面に表示される内容をカスタマイズして、来場者が申し込みを行った面談の時間や会場を表示。受付担当者が詳しくなくてもすぐに会場へ案内できる体制を作りました。

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ご利用になったQ-PASSの機能・オプション

＜基本機能＞

・Q-BUSINESS（申込者・来場者の管理システム）

・Q-ENTRY（入場時の受付システム）

＜オプション機能＞

・問い合わせ事務局（複雑なイベントの開催に必須の問い合わせ窓口を代行するオプション）
・受付画面の表示カスタマイズ（受付でQRコードを読み込んだ際に管理画面に来場者の好きな情報を表示させるオプション）
・アンケート機能（マイページ内や会場内など、多彩な方法でオリジナルのアンケートが実施できるオプション）
・受付機材レンタル（受付用のPC、ガンタイプのQRコードリーダーをレンタルするオプション）
・システム設定代行（システムへの設定をお客様のご希望通りに代わりに設定させて頂くオプション）
・システム管理者派遣（イベント当日の受付システムのバックアップとして同席するオプション）