【Q-PASS活用術】イベント受付での印象を良くするには？

展示会やイベントに来たら来場者が必ず通るのが「受付」

受付は来場者との最初の接点になるため、ここでの印象がイベント全体の満足度に関わってきます。
受付での満足度を上げることで、イベントの更なるイメージアップに繋げましょう！

Q-PASSを用いた受付のコツをご紹介していきます。

QRコード受付で待ち時間を大幅削減

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Q-PASSではQRコード付の来場証を発行することができます。
当日は、来場証のQRコードを読み込むだけで受付が完了するため、受付にかかる時間が大幅に短縮されます！
今までは名刺をもらってお名前を聞き、エクセルで作った名簿からお名前を探し出して...と手作業で受付をしていた場合、その煩雑な作業から解放されるだけでなく、今までかかっていた時間や人員をプラスアルファの対応に回すことでより丁寧な接客を実現することができます。
また、QRコード読み取りでの受付にすることにより、人為的なチェック間違いや確認漏れを防ぐこともできます。
QRコードは紙の来場証だけでなく、スマートフォン表示させることも可能なため、来場者の利便性アップにも繋がります。

【POINT】前日にリマインドメールを送るなどして、来場者の「来場証忘れ」を減らしましょう！

属性の色分け表示でお客様ごとに最適化した接客を実現

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来場者には、例えばVIP、メディア、イベント関係者など色々なタイプの方々が来場します。
受付時に画面上で属性別の色分け表示をすることで、VIPの方には特別な資料をお渡しするなど、各属性の来場者に対して適切なアプローチをすることが可能になります。
属性の種類は自由に設定することができるので、職種別、担当者別、お渡しするお土産別などイベントに合わせた設定をすることができます。

【POINT】属性に応じて名刺ケースのストラップや台紙の色を変えることで、会場内でも来場者の属性を見分けやすくなります。

営業スタッフへの来場通知で大切なお客様へ素早くアプローチ

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自社開催のプライベート展では特に、重要な来場者に対して営業担当者が挨拶をしたりアテンドをしたりする場面が発生します。
個々の来場者と営業スタッフのデータをあらかじめ紐付けしておくことで、来場者が受付をすると同時に営業スタッフにメールで通知することができます。
営業スタッフはすぐに来場者の元に駆けつけることができるので、大切なお客様を待たせてイライラさせてしまうことがありません。
また、営業スタッフがずっと入り口に張り付いている必要がなくなるため、スタッフの時間の有効活用にも繋がります。

【POINT】事前の受信チェックは忘れずに！当日迷惑メールに引っかかって通知が来ない...といったトラブルが起こらないようにしましょう。





この様にQ-PASSを上手く活用することで、今までよりワンランク上の対応を実現することができます。
是非、イベント受付でのご要望やお困りごとがありましたらご相談ください。
より良い受付を実現するため、一緒にイベントをお手伝いいたします！